Aujourd’hui, on va parler d’un sujet essentiel pour améliorer votre quotidien : organiser son temps efficacement. Que ce soit dans votre vie professionnelle ou personnelle, une bonne gestion de votre emploi du temps est un pilier essentiel pour votre productivité et votre bien-être. Savoir prioriser correctement vos tâches, structurer votre planning de manière optimale et faire des choix alignés avec votre vision sont des éléments déterminants. À la clé : une meilleure organisation, un gain de temps, plus de performances, de la sérénité et l’accomplissement de vos objectifs.
C’est Hugo Bentz, entrepreneur et expert en organisation qui va vous donner ses meilleurs conseils et bonnes pratiques pour gérer votre temps efficacement. Voici une partie du programme qui vous attend : méthode de hiérarchisation des tâches « eat the frog », création d’une organisation sur mesure et évolutive, questions déterminantes à vous poser pour passer à l’action rapidement, etc. Allez, c’est parti !
1. OPTIMISER ET DÉLÉGUER POUR ORGANISER SON TEMPS EFFICACEMENT
Organiser son temps efficacement, c’est apprendre à faire mieux, sans forcément faire plus. Pour y parvenir, voici trois points essentiels :
- Optimisez et recyclez vos contenus → Améliorez, mettez à jour vos contenus régulièrement et réutilisez-les. Des outils comme l’intelligence artificielle (coucou ChatGPT 👋) peuvent vous faire gagner beaucoup de temps, à condition d’y ajouter votre touche personnelle.
- Déléguez les tâches chronophages → Confiez certaines tâches à des prestataires ou des collaborateurs (ex. la mise en ligne de vidéos). Vous allez ainsi pouvoir vous libérer du temps pour réaliser des actions à forte valeur ajoutée, comme le pilotage de votre business 🚀.
- Concentrez-vous sur vos priorités → Lancez plusieurs projets si vous le souhaitez, mais attention à ne pas vous disperser. En effet, assurez-vous régulièrement que chacun de vos projets est en accord avec votre vision.
2. ADOPTER LA MÉTHODE DE HIÉRARCHISATION DES TÂCHES « EAT THE FROG » POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS
Appliquer la stratégie « eat the frog » ou « avalez le crapaud » est incroyablement efficace pour organiser son temps efficacement. Cette méthode repose sur l’idée que si vous devez avaler un crapaud, vous avez tout intérêt à le faire dès le matin, car rien de plus désagréable ne pourra vous arriver dans la journée 😅.
Concrètement, commencez vos journées par la tâche qui vous demande le plus de « jus de cerveau » et d’énergie, même si ça peut vous paraître contre-intuitif. Celle que vous avez tendance à repousser sans cesse. Vous allez voir que cette priorisation va vous permettre de réaliser facilement l’ensemble de votre to do list dans les temps 🎉.
3. TROUVER LE CRÉNEAU HORAIRE IDÉAL POUR MAXIMISER SA PRODUCTIVITÉ
Organiser son temps efficacement demande un certain travail d’introspection. Pour être vraiment productif et travailler de manière proactive, vous devez prendre le temps d’identifier les moments de la journée où vous êtes le plus efficace. Ces fameuses heures où la magie opère 🪄.
Peut-être que votre créneau idéal pour performer sans vous épuiser se situe entre 6h et 9h du matin ou entre 22h et 1h du matin. Peu importe, tant que vous le repérez clairement et que vous le réservez dans votre agenda pour réaliser un maximum de travail.
Durant ces périodes, évitez de programmer des réunions ou des appels afin de ne pas être dérangé. Et souvenez-vous que même si la société valorise les lève-tôt, ce qui compte, c’est de suivre votre propre rythme 🧘.
Par exemple, Hugo sait que les interactions sociales lui demandent beaucoup d’énergie. Il veille donc à les caler à des moments bien précis dans sa journée.
4. CRÉER UNE ORGANISATION SUR MESURE ET ÉVOLUTIVE POUR OPTIMISER SON EMPLOI DU TEMPS
Pour organiser votre temps efficacement, rien ne vaut une planification sur mesure. Voici une méthode simple en 5 étapes :
- Partez de votre vision.
- Définissez des objectifs clairs.
- Identifiez les actions à réaliser pour atteindre vos objectifs.
- Organisez vos tâches dans votre agenda en fonction de vos projets.
- Passez à l’action 🚀.
Acceptez que cette organisation puisse évoluer au fil du temps. Votre organisation idéale d’il y a trois mois n’est peut-être plus adaptée aujourd’hui, et c’est normal !
Et surtout, inutile de viser la perfection. Tenter d’optimiser chaque minute (oui, même celles passées au feu rouge pour envoyer un mail 😉) peut vite devenir contre-productif. À trop vouloir tout sur-optimiser, vous risquez de perdre du temps inutilement. Alors, lâchez du lest !
5. ABANDONNER LA QUÊTE DE LA PERFECTION POUR ARRÊTER DE PROCRASTINER
Apprenez à lâcher prise sur le perfectionnisme. Rappelez-vous que « le mieux est l’ennemi du bien » (aka. “mieux vaut fait que parfait” 🙂). Eh oui, vouloir que tout soit parfait est souvent une excuse déguisée pour ne pas se mettre en action.
Exemple concret : « Je ne vais pas courir aujourd’hui, car je n’ai pas les bonnes baskets ». La réalité est qu’on s’en fiche ! Enfiler des baskets bas de gamme sur une sortie n’empêche pas de mettre un pied devant l’autre 🏃♀️.
Sachez que ce perfectionnisme qui mène à la procrastination ne s’arrête pas à la vie personnelle. Dans l’entrepreneuriat aussi, il peut vous empêcher de réaliser vos objectifs.
D’ailleurs, on dit souvent ce qui suit : « Si vous êtes fier de votre produit, c’est que vous l’avez lancé trop tard ! ». En effet, mieux vaut lancer une version de votre offre imparfaite et l’ajuster ensuite que d’attendre le moment parfait, qui risque de ne jamais arriver 😉.
6. SE POSER LES BONNES QUESTIONS POUR PASSER À L’ACTION DANS LES TEMPS
Vous pensez avoir tout essayé en termes de productivité et de gestion du temps, mais rien ne semble fonctionner pour vous ? Sachez que, bien souvent, ce ne sont pas les méthodes qui sont inefficaces, mais la manière dont on les applique.
Organiser son temps efficacement, c’est savoir prendre un pas de recul. Pour ça, faites l’exercice suivant :
- Interrogez-vous → Votre inaction est-elle liée au syndrome de l’imposteur ? Votre procrastination cache-t-elle une peur de vous confronter à votre marché ? Votre offre répond-elle réellement aux besoins de vos clients idéaux ? Quelle est votre vision ? Quels sont vos objectifs précis ?
- Inspirez-vous → Écoutez des podcasts, regardez des vidéos ou suivez des créateurs de contenu inspirants pour booster votre motivation.
- Demandez conseil → Échangez avec des proches ou faites-vous accompagner par un coach si besoin (parfois, un coup de silex est nécessaire pour rallumer l’étincelle 🔥).
Ensuite, déclinez ces réponses en actions concrètes pour atteindre vos objectifs. Par exemple, si votre objectif est de générer un premier revenu de 1 000 euros, vous devez :
- Déterminer la marge à réaliser.
- Calculer le nombre de ventes nécessaires.
- Évaluer le nombre de prospects à contacter chaque jour.
Puis dès le lendemain matin, attaquez-vous directement à cette tâche. Et ne quittez pas votre siège tant que vous n’avez pas trouvé vos clients 😉. Envoyez des mails, publiez sur LinkedIn, augmentez votre visibilité sur Instagram, etc. Bref, passez à l’action !
7. IDENTIFIER ET STOPPER LES PROJETS CHRONOPHAGES ET NON RENTABLES
Arrêtez un projet peu rentable malgré les coûts irrécupérables
Organiser son temps efficacement, c’est savoir dire stop à certains projets. Ceux qui vous prennent beaucoup trop d’énergie ou de temps pour peu, ou pas, de résultats.
Pour ne pas gaspiller votre temps, soyez lucide et faites le point : quel chiffre d’affaires a généré chacun de vos projets sur le dernier trimestre ? Si l’un d’eux n’a rapporté que quelques euros, tandis que les autres en ont généré des milliers, c’est qu’il est temps d’accepter la réalité, même si ce projet vous tient à cœur. Vous devez l’arrêter !
C’est finalement un peu comme un vieux couple qui s’accroche par habitude, alors qu’il n’y a plus d’amour depuis longtemps 💔. S’avouer la vérité, dans la vie personnelle comme dans la vie professionnelle, n’est pas toujours facile, mais nécessaire.
Alors, oui, vous avez mis des heures de travail et de l’énergie dans ce projet, mais ce sont des coûts irrécupérables. Votre focus et votre temps doivent aller vers ce qui fonctionne réellement.
Gardez en tête qu’un projet peut aussi être rentable, mais trop énergivore. Dans ce cas, de nouveau, mieux vaut faire marche arrière. C’est ce qu’a fait Hugo : il a décidé d’arrêter son Mastermind et de rembourser les personnes déjà inscrites pour rester aligné avec sa vision, à savoir développer son startup studio et tous les business autour de l’influence qui en découlent.
Vous pouvez changer de direction à tout moment. Et rappelez-vous : less is more. Organiser son temps efficacement, c’est se rendre compte qu’à vouloir tout faire et être partout, on n’est finalement nulle part.
Alors, réalisez régulièrement un travail de recentrage pour réussir à abandonner les projets qui n’en valent pas la peine afin que votre temps disponible soit au service de votre vision.
Demandez l’avis d’un proche de confiance pour gagner du temps
On est tous très fort pour se raconter des histoires comme « ce projet va finir par décoller », « il suffit d’un petit ajustement », etc. Mais parfois, ce qu’il faut, c’est simplement tout arrêter pour gagner du temps et se recentrer sur les projets qui ont un véritable potentiel.
Pour vous aider, demandez l’avis de personnes de confiance : amis, pairs, etc. Et pour récolter le maximum de conseils pertinents, acceptez de rencontrer de nouvelles personnes, rendez-vous à des événements pour échanger avec d’autres entrepreneurs, etc.
D’ailleurs, en tant qu’entrepreneur, arrêtez de toujours dire que « tout va bien », quand ce n’est pas réellement le cas. Osez parler de vos difficultés afin d’obtenir des feedbacks bienveillants et de prendre ensuite les meilleures décisions pour votre business.
Consacrez du temps à des projets à long terme pour maximiser vos résultats
Se concentrer sur des projets à court terme, juste pour gagner de l’argent rapidement, peut vous desservir et devenir une perte de temps.
À ce propos, Hugo explique qu’après avoir pris la décision d’arrêter ses coachings qui lui rapportait beaucoup d’argent, il a connu une période difficile financièrement parlant. Durant un temps, il a alors dit oui à beaucoup de projets d’influence, dont certains avec lesquels il n’était pas aligné, simplement pour gagner de l’argent à court terme. Aujourd’hui, il regrette.
Cependant, sa décision d’arrêter les coachings, qui pouvait lui rapporter 500 euros de l’heure, était la bonne, car le mentorat lui demandait une énergie folle. Il n’était finalement plus focus sur sa vision et cette rentrée d’argent à court terme l’empêchait d’atteindre des objectifs à long terme comme développer un business pérenne.
8. PRENDRE DES PAUSES RÉGULIÈREMENT SANS CULPABILISER
Organiser son temps efficacement, ce n’est pas remplir chaque minute de sa journée. C’est aussi savoir ralentir, prendre des pauses, se faire plaisir et profiter 🎁.
Ne culpabilisez pas de ne pas être en permanence productif ou performant. Ce n’est pas parce que vous ne cochez pas toute votre to-do du jour que vous perdez votre temps.
Par exemple : interrompre un moment avec vos proches pour répondre à un SMS ou à un mail n’est pas efficace (tout comme faire rentrer des tâches personnelles durant vos sessions de deep work ne l’est pas non plus).
Accordez-vous de véritables moments de détente et acceptez de vous récompenser pour le temps passé à travailler. Faites du sport, passez du temps en famille, entre amis ou ne faites rien 😌. Ces pauses sont essentielles pour votre bien-être.