Organisation d’entrepreneur : le système à adopter pour gagner du temps et garder le contrôle

Aujourd’hui, vous allez découvrir l’organisation d’entrepreneur à adopter pour maîtriser votre emploi du temps et gérer efficacement vos priorités, côté pro et perso. Vous vous êtes déjà demandé où était passé votre temps ? Pendant des années, c’était exactement mon quotidien. Le système d’organisation que je vais vous partager va vous permettre de rester focus et d’avancer sur vos objectifs business sereinement. En parallèle, vous améliorerez votre productivité et garderez le contrôle sur vos journées, vos semaines et vos mois, sans jamais vous sentir submergé.

Voici un aperçu du programme qui vous attend : time blocking, outil de suivi du temps, boucle d’itération, modèle et coulisse de l’utilisation d’un template Notion redoutablement efficace et expérimenté au sein de mon propre business, etc. Allez, c’est parti !

ADOPTEZ LE TIME BLOCKING POUR STRUCTURER VOTRE ORGANISATION D’ENTREPRENEUR 

Qu’est-ce que le time blocking

Ce premier principe va transformer votre organisation d’entrepreneur et votre productivité : il s’agit du time blocking.

J’utilise le time blocking pour organiser mes journées et mes semaines, côté pro comme perso. C’est ce qui me permet de piloter une entreprise à 1 million d’euros de chiffre d’affaires annuel. Cette méthode est simple, concrète et redoutablement efficace.

Le time blocking consiste à planifier vos tâches en bloquant des créneaux horaires précis dans votre agenda. Vous savez alors exactement quoi faire, à quelle heure et dans quel ordre. 

Par exemple, si comme moi le lundi vous devez enchaîner un live Instagram, une réunion d’équipe puis la création d’un carrousel, votre calendrier ressemble à ça :

• 9h30 – 10h00 → Live Instagram.
• 10h00 – 11h00 → Point avec l’équipe.
• 11h00 – 12h00 → Création d’un carrousel.

Chaque tâche a son bloc temps et tout est fixé à l’avance. Votre agenda détaillé devient le pilier central de votre organisation. 

Pourquoi le time blocking va améliorer votre organisation 

Le time blocking vous confronte au temps réellement disponible

Le time blocking est particulièrement puissant pour améliorer votre organisation d’entrepreneur, car il vous confronte à la réalité de votre temps disponible.

Au moment de planifier votre semaine, vous voyez immédiatement si tout tient dans votre agenda ou si votre to-do list est tout simplement irréaliste.

Le time blocking s’appuie sur le principe de la loi de Parkinson

Le time blocking s’appuie sur un principe clé de productivité qui est la loi de Parkinson. Elle stipule qu’une tâche prendra le temps qu’on lui alloue. 

En d’autres termes, si vous ne fixez ni heure de début ni heure de fin à une tâche, elle peut vous prendre trois fois plus de temps que prévu. 

Par exemple, ma routine du matin dure en moyenne 45 minutes. Pourtant, les rares jours où je me réveille en retard, je fais exactement la même chose en seulement 15 minutes !

Avec le time blocking, vous hackez en quelque sorte votre cerveau pour être plus efficace et avancer plus vite.

TRACKEZ VOTRE TEMPS POUR OPTIMISER VOTRE PRODUCTIVITÉ

Le meilleur outil pour tracker votre temps

Le deuxième principe qui va révolutionner votre organisation d’entrepreneur et votre productivité est le fait de tracker votre temps.

Alors oui, dit comme ça, ça peut paraître un peu rigide. Et je ne vais pas vous mentir, ce n’est pas la partie la plus fun, mais c’est très efficace.

Pour tracker votre temps, je vous conseille l’outil Toggl. J’utilise la version gratuite depuis plusieurs années et elle est largement suffisante.

Le principe est d’enregistrer tout au long de la journée les tâches que vous réalisez : 

• Création de contenu.
• Enregistrement de podcast.
• Rédaction de newsletter.
• Réunion d’équipe.
• Call client, etc.

De cette manière, à la fin de la semaine ou du mois, vous savez exactement combien d’heures vous avez travaillé et sur quoi.

Pourquoi tracker votre temps va changer votre perception du travail

Vous le savez certainement, notre perception du temps de travail peut être très subjective. On se dit parfois « J’ai énormément travaillé cette semaine », alors que dans les faits, peu de tâches ont été accomplies. 

C’est là qu’un outil de tracking devient puissant. Si vous avez l’impression d’avoir travaillé 50 heures durant la semaine sans que vos objectifs n’aient vraiment avancé, vous pouvez vérifier où est passé la majorité de votre temps : 

• Sur des tâches qui auraient dû être déléguées ?
• Sur de la création de contenu plus longue que prévu ?
• Dans un « trou de lapin » non prioritaire ni urgent ni stratégique ?

Bref, en quelques minutes, vous avez une réponse objective et vous pouvez ajuster et optimiser votre organisation d’entrepreneur. 

Le suivi du temps va vous permettre de mieux déléguer certaines tâches

Le time tracking devient encore plus puissant quand votre business commence à grandir et que vous souhaitez déléguer certaines tâches. 

Si vous recrutez un assistant virtuel, vous savez alors précisément :

• Combien d’heures doivent être consacrées à chaque type de tâche.
• Ce qui peut être délégué.
• Ce qui relève encore de votre rôle de CEO.

Toutes ces données vous aident à rédiger une fiche de poste claire et à briefer efficacement votre collaborateur.

METTEZ EN PLACE DES BOUCLES D’ITÉRATION POUR ATTEINDRE VOS OBJECTIFS

Qu’est-ce qu’une boucle d’itération

Le troisième principe pour transformer votre organisation d’entrepreneur est ce que j’appelle la boucle d’itération. C’est un puissant système que j’ai créé et que j’utilise depuis deux ans. 

Le principe de la boucle d’itération est simple : mettre en place un système de feedbacks régulier chaque fin de semaine, chaque fin de mois et chaque fin de trimestre.

En ce qui me concerne, ma boucle d’itération et de feedbacks me prend :

• Environ 1 heure chaque semaine.
• 2 à 3 heures en fin de mois.
• Une demi-journée à la fin du trimestre.

Cette boucle d’itération va vous permettre d’avancer efficacement en direction de vos objectifs.

La puissance du feedback régulier

Chaque fin de semaine, prenez le temps d’analyser côté pro et perso :

• Où votre temps a réellement été investi.
• Ce que vous avez appris.
• Ce qui vous a manqué.
• Où vous avez performé.
• Ce qui n’a pas fonctionné comme prévu.

Répétez exactement le même processus à la fin du mois et à la fin du trimestre, puis enchaînez avec la planification de la période suivante 📆.

Ce lien direct entre analyse et planification est la clé. C’est ce qui rend la boucle d’itération puissante.

Pourquoi la boucle d’itération fonctionne

La boucle d’itération est une méthode qui change tout pour une organisation d’entrepreneur optimale, car :

• Elle évite de reproduire les mêmes erreurs. Si un problème apparaît deux semaines de suite, vous l’identifiez immédiatement. Vous pouvez alors le corriger avant qu’il ne s’installe durablement 😉. 
• Elle crée un processus d’amélioration continue d’un point de vue développement personnel, mindset, leadership, gestion du temps et priorisation.
• Vous repérez plus vite vos travers et les décalages entre vos objectifs et votre réalité d’entrepreneur. Au lieu d’arriver à la fin du trimestre en vous disant que vous n’avez pas atteint vos objectifs, vous ajustez vos actions en temps réel. 

UTILISEZ NOTION POUR CENTRALISER ET PILOTER VOTRE ORGANISATION PRO ET PERSO 

L’organisation quotidienne et hebdomadaire

La création d’une nouvelle journée dans Notion 

La meilleure technique pour une organisation d’entrepreneur efficace repose sur l’utilisation d’un template Notion combiné à votre agenda et au time blocking. 

Cette complémentarité va vous permettre de planifier, suivre et prioriser vos tâches de manière claire et efficace.

Chaque matin, créez et planifiez une nouvelle journée dans votre template Notion à partir de votre semaine déjà structurée (on voit ça juste après 😉).

Dans votre template, notez :

• Vos trois priorités du jour.
• Les tâches secondaires à traiter.
• Les idées de contenu, notes et actions à effectuer, maintenant ou plus tard, qui émergent au fil de la journée.

Vous pouvez également relier directement votre base de données d’idées de contenu à votre template. Ainsi, chaque nouvelle idée est centralisée au même endroit.

Cette vue quotidienne dans Notion devient votre to-do list. Vous la combinez ensuite à votre calendrier pour visualiser vos blocs de temps et suivre concrètement les tâches à accomplir dans la journée.

La weekly review pour analyser et préparer votre semaine

En fin de semaine, ou le lundi matin, prenez une heure pour réaliser votre première boucle de feedback avec votre weekly review. 

Cette étape consiste à analyser la semaine écoulée pour préparer la suivante de manière stratégique. Pour ça, passez en revue : 

• Vos trois victoires de la semaine.
• Ce qui a été réalisé ou non.
• Les apprentissages pro et perso.
• Ce qui a fonctionné et ce qui peut être amélioré.

Puis, définissez vos trois à cinq priorités pour la semaine à venir, celles qui vous rapprocheront le plus de vos objectifs mensuels (on voit ça juste après 😉).

Toutes les autres tâches quotidiennes (emails, suivi d’équipe, rendez-vous, etc.) viennent ensuite se greffer autour de ces priorités. 

Le time blocking pour planifier votre semaine

Une fois vos objectifs hebdomadaires définis, planifiez votre semaine dans votre calendrier en utilisant le time blocking :

• Bloquez d’abord les créneaux pour les tâches importantes et les objectifs de la semaine.
• Complétez avec les tâches opérationnelles nécessaires au bon fonctionnement de votre business.

Avec cette organisation d’entrepreneur sur mesure, votre semaine est quasi entièrement planifiée demi-heure par demi-heure. 

Vous pouvez ensuite dérouler chaque jour votre to-do list avec fluidité et sérénité, tout en restant évidemment flexible pour gérer les imprévus 😉. 

La review mensuelle pour faire le point et ajuster vos objectifs

La review mensuelle arrive chaque fin de mois. Faites le point sur :

• Les objectifs atteints.
• Les objectifs en cours.
• Les difficultés rencontrées et les leçons apprises.
• Votre état émotionnel, physique et votre niveau d’énergie → En tant qu’entrepreneur, votre énergie, votre mindset et votre santé sont des outils de travail essentiels. La review mensuelle permet de vérifier que tout est aligné pour rester performant et éviter l’épuisement.
• Votre leadership → Quelles décisions avez-vous prises ? Qu’est-ce qui en a découlé ? Qu’est-ce qui a fonctionné ou pas ? Quelles améliorations apporter ?

Enfin, fixez-vous vos objectifs pour le mois à venir en fonction de vos objectifs trimestriels (on voit ça tout de suite 😁).

La review trimestrielle pour piloter votre business 

La review trimestrielle est la plus grande boucle de feedback à réaliser pour fixer les objectifs des trois mois à venir. Elle vous permet :

• De célébrer vos victoires.
• De tirer les leçons de ce qui n’a pas fonctionné (très important pour le développement personnel et le leadership).
• De suivre l’avancement de vos objectifs annuels et de les ajuster à la hausse, à la baisse, de les modifier, voire les supprimer si nécessaire (eh oui, rien n’est gravé dans le marbre 😉).
• De compléter ce que j’appelle le dashboard de CEO avec les piliers clés → Cash et rentabilité, énergie personnelle, équipe et management, alignement stratégique, motivation et joie. Donnez une note sur 5 pour chaque pilier et ajoutez un commentaire pour suivre votre évolution trimestre après trimestre.
• De planifier le trimestre à venir.
• De transmettre cette vision trimestrielle à votre équipe, si vous en avez une.   

Pourquoi ce système d’organisation est redoutablement efficace

Vous progressez sans cesse grâce à une boucle de feedback continue 

Évidemment beaucoup d’entrepreneurs connaissent le principe de définir des objectifs quotidiens, mensuels, trimestriels et annuels. Mais ce qui rend ce système d’organisation vraiment puissant, c’est qu’il crée une boucle de feedback continue. 

Chaque semaine, chaque mois, chaque trimestre, vous analysez, ajustez et planifiez. De cette manière, vous progressez constamment sur plusieurs niveaux :

• Organisation et productivité.
• Efficacité côté business.
• Développement personnel et posture de CEO.

Vous restez aligné et concentré sur vos objectifs  

Ce système d’organisation vous garde constamment aligné avec vos objectifs. Vous les avez toujours sous les yeux et vous planifiez vos actions autour d’eux.

Impossible de passer un mois entier à vous éparpiller, sauf si vous décidez intentionnellement d’adapter vos priorités.

Du coup, même dans les rares moments où vous vous dispersez, ça ne dure qu’une journée ou une semaine, jamais plus.

Ce niveau de focus et de discipline transforme radicalement votre organisation et votre efficacité au quotidien 🔥.

FAITES DE CHATGPT UN ALLIÉ STRATÉGIQUE DE VOTRE ORGANISATION D’ENTREPRENEUR

Voici un bonus pour booster vos boucles de feedback mensuelles et trimestrielles : l’utilisation de ChatGPT. 

Pour le pilotage quotidien et hebdomadaire, je gère tout moi-même. Mais pour mes reviews mensuelles et trimestrielles, j’ai trouvé un mentor de haut vol : ChatGPT 💪🏼.

Je vous conseille de faire comme moi : briefez-le sur votre méthode en lui partageant votre template Notion, vos objectifs, vos reviews et même vos rapports Toggl (outil de time tracking). 

Ensuite, chaque mois, analysez « ensemble » :

• Ce qui a été accompli. 
• Si votre temps ou votre énergie a mal été utilisé.
• Ce qui a particulièrement bien fonctionné et qui mérite d’être célébré.
• Comment ajuster vos priorités pour le mois à venir pour rester alignée avec vos objectifs.

Évidemment, ChatGPT ne décide pas de la direction de mon business : je sais exactement où je veux aller et à quoi doivent ressembler mon mois, mon trimestre et mon année. Mais correctement promptée, l’intelligence artificielle apporte un feedback complémentaire et repère :

• Les schémas de procrastination.
• Les semaines trop chargées suivies de baisses de productivité.
• Les axes d’amélioration pour rendre votre organisation plus fluide et soutenable dans le temps.

Et si vous n’êtes pas fan de l’IA, pas de panique. Ce système fonctionne aussi parfaitement sans ChatGPT, juste avec votre template Notion et votre discipline 🙂.