La méthode pour prioriser ses tâches (et arrêter de s’éparpiller) 

01 Avr 2024

Aujourd’hui, on va voir comment prioriser ses tâches pour optimiser son temps. Si vous rencontrez des difficultés à savoir par où commencer ou si vous vous sentez submergé, la priorisation est la clé ! Je vais donc vous présenter une méthode, en 9 étapes, pour apprendre à prioriser en toute simplicité

Voici un aperçu du programme qui vous attend : définition d’objectifs à long terme, hiérarchisation des actions à réaliser, classement des tâches selon leur degré d’urgence ou d’importance (matrice d’Eisenhower), gestion des priorités, méthode d’organisation, travail sur votre mindset, etc. C’est parti ! 

1. RÉALISER QUE LE VÉRITABLE DÉFI NE RÉSIDE PAS DANS LA CAPACITÉ À PRIORISER  

Prioriser ses tâches revient à organiser ses actions en fonction de leur niveau d’importance ou d’urgence. Je peux donc vous garantir que la priorisation n’est pas le problème ! Eh oui, vous savez déjà prioriser au quotidien, lorsque : 

  • Vous vous levez le matin pour entamer votre journée de travail.
  • Vous mangez quand vous avez faim.
  • Vous arrêtez une activité pour aller chercher vos enfants à l’école, etc. 

Quand des éléments extérieurs vous obligent à prioriser, vous savez le faire sans souci, soit par obligation sociétale, soit par respect de l’autre, soit par peur du jugement, etc. Finalement, ces facteurs externes dictent vos priorités.   

C’est lorsque vous êtes uniquement face à vous-même et que vos choix ne reposent que sur vos épaules que vous ne savez pas prioriser. Par exemple, au sein de votre business. Et ce, pour différentes raisons en grande partie liées à votre mindset :

  • Vous ne vous faites pas suffisamment confiance pour savoir quelle action vous devez entamer en priorité, car vous ne savez pas ce que vous voulez réellement. 
  • Vous craignez de prendre la mauvaise décision ou de faire le mauvais choix.
  • Vous avez peur de vous restreindre et de vous priver, car prioriser c’est renoncer !     

2. ÉVALUER LE NOMBRE D’HEURES DISPONIBLE ET SON NIVEAU D’ÉNERGIE POUR RÉUSSIR À PRIORISER SES TÂCHES  

En tant qu’entrepreneur, vous avez certainement en permanence plus de projets et d’envies que de temps opérationnel disponible dans une journée. Et même si, par miracle, demain chaque journée durait 48 heures, vous trouveriez toujours le moyen d’être débordé et d’avoir plus d’idées que de temps à votre disposition 😅 (on est tous pareils !). 

La seule solution consiste à apprendre à prioriser ses tâches. D’ailleurs, soyez conscient que décider de ne pas accorder de priorité aux activités à accomplir équivaut à privilégier l’inaction. Et je ne pense pas que c’est ce que vous recherchez 😉. 

Vous devez réaliser que dans une journée vous avez deux grands paramètres à prendre en compte :

  • Un nombre d’heures défini consacré à votre business : 2 heures, 4 heures, 8 heures, etc.  
  • Un certain niveau d’énergie qui varie de jour en jour.

Donc, ne basez pas votre priorisation des tâches simplement en fonction du nombre d’heures à votre disposition. Parfois, vous avez beau avoir 10 heures devant vous pour travailler, vous n’avez malheureusement pas l’énergie de le faire.

Alors, oui, vous pouvez améliorer votre productivité avec une organisation efficace, mais vous ne pouvez pas dépenser une quantité d’énergie supérieure à celle dont vous disposez. 

3. DÉTERMINER SES OBJECTIFS POUR IDENTIFIER LES ACTIONS PRIORITAIRES

Prioriser ses tâches, c’est avant tout savoir ce que l’on souhaite vraiment et quels sont nos objectifs à long terme. 

Vous pouvez avoir des objectifs liés à un seul domaine d’activité ou à plusieurs, comme c’est souvent le cas pour les multipotentiels ou les slashers. Cependant, gardez en tête que le revers de la médaille est que, mener de front plusieurs activités, c’est aussi avoir moins de temps à consacrer à chacune d’entre elles. Vous risquez donc d’avancer moins vite qu’un entrepreneur qui se concentre à 100 % sur un unique business. 

4. IDENTIFIER L’IMPORTANCE QUE L’ON ACCORDE À SES OBJECTIFS  

Pour réussir à prioriser vos tâches, il est crucial que vos objectifs aient une véritable importance pour vous, au-delà des attentes de la société, de l’avis de vos proches ou de votre famille, etc. 

Vous devez être profondément persuadé de l’importance intrinsèque de vos objectifs. C’est de cette manière que vous allez avoir la détermination nécessaire pour prendre les bonnes décisions concernant la gestion de vos priorités.

5. REPÉRER LES SACRIFICES QUE L’ON EST PRÊT À FAIRE POUR ATTEINDRE SES OBJECTIFS   

Qu’êtes-vous prêt à sacrifier, temporairement ou définitivement, pour parvenir à atteindre vos objectifs ? Sachez que chaque choix que vous faites dans votre vie et chaque objectif que vous vous fixez vous demande de sacrifier ou de renoncer à certaines choses. 

En effet, même si demain votre objectif est de travailler uniquement deux heures par jour, sur une plage, avec les doigts de pied en éventail, vous allez devoir faire des sacrifices tels que : 

Comprenez que chaque priorisation que vous faites, telle qu’elle soit, va vous demander de faire des sacrifices temporaires ou définitifs. Donc, si votre objectif ultime est de construire un empire avec votre business et de générer le maximum de chiffre d’affaires dans les 2 années à venir, vous allez devoir travailler un peu plus que 2 heures par jour 😉. 

Si vous ne voulez rien sacrifier, c’est que votre objectif n’est pas une priorité et vous allez donc avoir des difficultés à prioriser vos tâches. 

6. DÉTECTER LES BÉNÉFICES CACHÉS DE LA PROCRASTINATION 

Si votre objectif est, par exemple, de développer votre entreprise et que depuis plusieurs mois ou années vous n’avez pas réussi à dédier suffisamment de temps à cet objectif, interrogez-vous : pourquoi n’est-ce pas une priorité pour vous aujourd’hui ? Autrement dit, en quoi cela vous rend-il service de :

Sachez qu’il y a toujours une réponse qui se cache derrière cette question 😉. 

7. DISCERNER LA DIFFÉRENCE ENTRE L’URGENCE ET L’IMPORTANCE POUR MIEUX HIÉRARCHISER LES TÂCHES À ACCOMPLIR

La différence entre urgence et importance

Vous connaissez certainement la matrice d’Eisenhower qui permet de classer vos tâches selon leur niveau d’urgence et d’importance :

  • Une tâche urgente est extrinsèque, c’est-à-dire souvent contrôlée par l’extérieur. Ex. Aller chercher les enfants à l’école ou programmer un call avec un client. 
  • Une tâche importante est intrinsèque, c’est-à-dire qu’elle vient souvent de l’intérieur. Ex. Réaliser une action pour faire avancer vos projets. 

L’urgent est donc en quelque sorte ce que l’on subit, alors que l’important est ce que l’on décide de manière intentionnelle. 

Les deux font partie de votre quotidien, mais faites attention à ne pas avoir un planning uniquement contrôlé par l’urgent, car cela signifie alors que l’extérieur contrôle votre temps !    

Le time blocking pour prioriser ses tâches

Servez-vous de la méthode d’organisation du time blocking pour réussir à laisser la place à l’urgence tout en réalisant les tâches importantes. 

Pour ma part, je dédie des blocs temps à chaque tâche. Et je prévois aussi des plages horaires supplémentaires, nommées « buffers », pour gérer d’éventuelles urgences. Le fonctionnement est le suivant : si une urgence tombe, je la gère immédiatement et la tâche importante que j’étais censée réaliser à ce moment-là est déplacée sur un buffer qui était là pour ça 🥳. 

Vous pouvez utiliser la méthode du time-blocking, comme moi, en mode chaque demi-heure est dédiée à une tâche très spécifique pour savoir à quoi va ressembler exactement votre semaine.  

Cependant, vous pouvez aussi l’utiliser de manière plus souple en dédiant chaque journée ou demi-journée à des tâches comme la création de contenu, l’administratif, la gestion clients, la prospection, etc. Ces grandes thématiques vont vous aider à prioriser les tâches importantes au lieu d’être en réaction constante face aux évènements extérieurs. 

En faisant de la place dans votre agenda, vous reprenez la main et êtes proactif dans la réalisation de vos objectifs.  

8. OSER PRENDRE DES DÉCISIONS POUR RÉUSSIR À ÉTABLIR DES PRIORITÉS  

Je vous le redis, prioriser ses tâches c’est choisir et choisir c’est renoncer. Et souvent, ce qui vous pose problème dans la priorisation, c’est de repérer les tâches et les actions que vous devez réaliser en priorité. Ex. « Je ne sais pas quoi prioriser pour réussir à développer mon entreprise ».

Pourtant, la réalité est tout autre… En effet, même si vous ne savez pas par quoi commencer, il est très facile de trouver cette information via une simple recherche : 

  • Sur Google.
  • Sur YouTube.
  • Avec l’aide de ChatGPT, etc.  

Généralement, le véritable problème n’est pas que vous ne savez pas quoi faire, mais que vous vous demandez quelle est la bonne décision à prendre. Ex. « Est-ce que pour booster mon business je dois plutôt développer un podcast ou lancer une chaîne YouTube ? »

Finalement, les choix vous paralysent et vous vous éparpillez par peur de prendre une mauvaise décision. Vous avez peur de commencer sur Instagram et de vous rendre compte dans 6 mois que vous auriez dû en fait aller sur LinkedIn. 

Eh bien, figurez-vous que personne aujourd’hui n’est en mesure de vous dire quelle est la bonne décision à prendre, car personne ne peut le savoir. Vous pouvez aussi bien créer demain un compte Instagram et publier un reel qui devient viral, que passer un an dans une traversée du désert sur ce réseau social. Et idem sur LinkedIn ! 

Il n’existe pas d’arbre magique en arborescence avec une voie qui va vous mener à un succès fulgurant ou à un échec cuisant. La bonne décision, c’est la décision la plus rationnelle et la plus alignée avec vos émotions aujourd’hui et avec les éléments en votre possession. Et dans 3 mois, ces éléments ne seront certainement plus les mêmes, c’est normal. 

Alors, foncez, faites des choix, prenez des décisions, itérez, améliorez et changez de direction, de stratégie ou faites même marche arrière dans quelque temps si ça ne fonctionne pas. Et dans tous les cas, les connaissances que vous aurez acquises vous permettront d’évoluer et de faire mieux à la prochaine étape.  

L’art de choisir, c’est simplement de vous demander avec vos connaissances actuelles, quelle décision vous paraît la meilleure 😉. 

9. MÉMORISER CES 3 PUNCHLINES POUR RENDRE LA PRIORISATION PLUS FACILE 

Voici maintenant 3 punchlines pour vous aider dans la priorisation de vos tâches : 

  • « Ne pas faire de choix, c’est déjà un choix en soi » → S’éparpiller est un choix que vous faites consciemment ou inconsciemment. 
  •  « Quelque part, vous êtes déjà en train de vivre le pire scénario possible. Ça ne peut que s’améliorer » → Ex. Votre business ne décolle pas et vous avez peur de passer à l’action, de prendre la mauvaise décision et d’échouer. Mais en réalité, en ne faisant pas de choix, vous êtes déjà dans le pire scénario possible qui est que vous n’atteignez pas vos objectifs. 
  • « Si je ne le fais pas, c’est que quelque part ça me rend service »Si vous n’arrivez pas à passer à l’action, repérez la raison qui se cache derrière (il y en a forcément une 😉).

Vous savez déjà prioriser, car vous le faites dans votre quotidien lorsque des éléments extérieurs déterminent vos priorités. C’est lorsque vous êtes face à vous-même que la situation se complique ! Dans ce cas-là, prioriser ses tâches, c’est avant tout se fixer des objectifs à long terme. Mais, pour hiérarchiser les actions à réaliser, vous devez aussi repérer les sacrifices que vous êtes prêt à faire pour atteindre ces objectifs. Dans le même temps, n’oubliez pas de travailler votre mindset afin d’oser prendre des décisions avec les éléments que vous avez entre les mains aujourd’hui. Enfin, si vous cherchez le système complet pour booster votre business en réalisant les bonnes actions afin de trouver plus de clients, inscrivez-vous à la liste d’attente de ma formation la BSB Académie.

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