Aujourd’hui, on va voir comment mieux gérer son temps. Comme vous le savez, avoir plus de temps, être organisé et productif est la quête de tous les entrepreneurs, qu’ils soient débutants ou expérimentés. Et à juste titre, car le temps est la seule ressource que l’on ne peut jamais récupérer. Vous devez donc réussir à optimiser au maximum votre gestion du temps afin de ne pas le gaspiller inutilement.
Je vais partager avec vous 11 solutions concrètes qui m’ont permis d’améliorer la manière dont je gère mon temps au sein de mon business et de ma vie personnelle. Voici une partie du programme qui vous attend : tracker les activités chronophages, automatiser les tâches récurrentes, utiliser la méthode du batching, optimiser votre emploi du temps grâce au time blocking, adopter un outil de gestion de projet efficace, etc. C’est parti !
1. MAXIMISER SA CONCENTRATION EN COUPANT TOUTES LES NOTIFICATIONS
Pour mieux gérer son temps, la toute première solution consiste à couper toutes les notifications sur téléphone, ordinateur, tablette, etc. Dans la plupart des cas, vous n’avez pas besoin d’être averti en temps réel de la réception d’un email, d’un message sur les réseaux sociaux ou de la mise à jour d’une application.
Alors, limitez-vous aux notifications essentielles, telles que les messages WhatsApp, les SMS et les appels. Et durant vos séances de travail, activez le mode silencieux pour ne pas être interrompu, sauf en cas d’urgence.
C’est en augmentant votre concentration que vous pouvez gagner un temps précieux ! Donc, souvenez-vous que pour être focus et efficace, votre cerveau ne doit pas être sur-sollicité en permanence.
2. TRAQUER SON TEMPS POUR IDENTIFIER LES ACTIVITÉS CHRONOPHAGES
Mieux gérer son temps, c’est avant tout analyser la manière dont on l’utilise. Et pour ça, rien de mieux que le suivi de votre temps. En effet, la méthode du tracking vous permet d’identifier avec précision le temps que vous consacrez à certaines tâches.
Je suis certaine que vous avez déjà vécu cette situation : en fin de journée, vous avez l’impression d’avoir beaucoup travaillé sans avoir accompli quelque chose de concret.
Cette sensation est souvent le signe que vous devez auditer ce que vous faites de votre temps ! C’est le meilleur moyen pour prendre conscience, datas à la clé, de la manière dont vous dépensez le temps qui vous est alloué dans une journée. Pour ça :
- Utilisez l’outil gratuit de tracking Toggl qui s’installe facilement sur PC ou sur Mac.
- Analysez quelles tâches vous prennent le plus de temps.
- Identifiez vos heures les plus productives.
Vous allez sûrement vous rendre compte, par exemple, du nombre d’heures que vous passez sur les réseaux sociaux ! Vous pourrez alors prendre les bonnes décisions pour mettre votre focus sur le développement de votre business et non pas sur ce type de tâches souvent secondaires.
Puis, une fois votre analyse menée, continuez à jeter un œil à vos datas au moins une fois par mois afin de vérifier combien de temps vous travaillez, sur quelles tâches en priorité, etc. Vous pourrez alors repérer, mois après mois, ce que vous pouvez déléguer, optimiser, etc.
3. AUTOMATISER LES TÂCHES RÉCURRENTES POUR GAGNER DU TEMPS
L’automatisation des tâches récurrentes est une des clés pour mieux gérer son temps en business. Il peut s’agir de :
- L’envoi de réponses automatiques.
- La facturation.
- La gestion des impayés de vos clients, etc.
Sans être un expert, vous pouvez tout à fait automatiser de nombreuses tâches pour gagner du temps, de plusieurs manières :
- Avec des outils comme Zapier ou Make.
- En exploitant les fonctionnalités d’automatisation des logiciels que vous utilisez déjà (Notion, logiciel d’emailing, etc.).
Je vous donne une astuce d’automatisation que j’utilise au quotidien sur le navigateur Chrome : l’extension Text Blaze. Elle me permet de préenregistrer des messages et d’y avoir accès avec de simples raccourcis clavier. Par exemple, pour envoyer une réponse type sur les réseaux sociaux, je tape trois lettres et le message s’affiche automatiquement 🥳. Cette automatisation est un véritable gain de temps au quotidien.
4. UTILISER LE BATCHING ET LA PROGRAMMATION POUR OPTIMISER SON EFFICACITÉ
Pour optimiser la gestion de votre temps au sein de votre business, organisez des sessions de batching et programmez votre création de contenu.
Le batching consiste à regrouper des tâches similaires afin de rester concentré pour les réaliser plus rapidement sur un même laps de temps.
Par exemple : consacrez 3 heures à créer vos posts Instagram de la semaine, puis 1 heure à tous les programmer, au lieu de perdre du temps à travailler dessus quotidiennement.
5. NOTER LES INFORMATIONS IMPORTANTES AU BON ENDROIT POUR LES RETROUVER SANS PERDRE DE TEMPS
Ne faites pas confiance à votre cerveau ! Notez toutes les informations importantes afin de ne pas avoir à les retenir et à vous en rappeler en temps et en heure. Déchargez votre tête afin de la mettre au service de la réflexion, de l’analyse, de la création, etc.
Dès que vous voulez vous souvenir d’une information, notez-là immédiatement, sur le support qui vous convient le mieux : téléphone, logiciel Notion, Evernote, carnet, etc.
Et surtout, notez les informations au bon endroit (note « citation », note « pistes d’amélioration business », etc.) afin de ne pas perdre de temps pour les retrouver le moment voulu.
6. ADOPTER UN OUTIL DE GESTION DE PROJET POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS
Utiliser un outil de gestion de projet vous permet de voir en un coup d’œil :
- Les tâches en cours.
- Les actions à réaliser.
- Les deadlines, etc.
L’idée n’est pas d’alourdir votre fonctionnement au quotidien, mais de tracker facilement les tâches que vous devez réaliser afin de mieux gérer votre temps.
Pour ma part, j’utilise le logiciel Notion en termes d’organisation pour ma vie personnelle et Click Up pour le suivi de projet business avec mon équipe. Cependant, sachez que d’autres outils de gestion de projet existent, tels que Monday ou Trello.
L’utilisation de Notion dans mon quotidien m’aide à économiser du temps et à alléger ma charge mentale. Par exemple, en ce moment, j’ai un dégât des eaux dans mon appartement 😓. J’ai donc créé un petit suivi de projet pour savoir exactement quand je dois recontacter l’agence, quels documents je dois envoyer, etc. Cette organisation m’évite de fouiller dans une multitude de mails pour trouver les informations dont j’ai besoin.
7. EXPLOITER LA FONCTION RAPPEL POUR AMÉLIORER SON EMPLOI DU TEMPS
Exploitez pleinement la fonction rappel de votre téléphone pour toutes les tâches récurrentes qui nécessitent une notification. Par exemple :
- Si demain vous devez absolument penser à prendre un document pour un rendez-vous avec un client, programmez un rappel pour ne pas avoir à faire demi-tour et à perdre inutilement du temps.
- Si vous devez envoyer un élément comptable chaque mois, programmez un rappel pour ne pas oublier d’effectuer cette tâche.
8. PROFITER DE SES DÉPLACEMENTS POUR ACCOMPLIR DES TÂCHES ET ÉCONOMISER DU TEMPS
Pour mieux gérer votre temps, vous pouvez utiliser vos déplacements pour répondre à des messages, à des mails, écouter des épisodes de podcast, etc.
Personnellement, j’utilise mes trajets quotidiens pour me rendre à pied au bureau, afin de vous envoyer des réponses vocales à vos messages. Vous pouvez également maximiser vos tâches quotidiennes personnelles en écoutant, par exemple, une vidéo pendant que vous faites le ménage.
Cependant, vous avez évidemment le droit de profiter de vos déplacements pour simplement vous reposer ou écouter de la musique. N’oubliez pas de prendre soin de vous lorsque vous en ressentez le besoin, sans courir à tout prix après l’envie de gagner du temps ❤️.
9. ÉTABLIR DES ROUTINES POUR AUGMENTER SA PRODUCTIVITÉ
Créez-vous des routines afin d’être plus efficace au quotidien. Eh oui, les routines peuvent vous faire gagner énormément de temps. Par exemple, votre routine du matin vous permet d’enchaîner rapidement un certain nombre d’actions, en mode pilote automatique, et d’économiser beaucoup de charge mentale.
D’ailleurs, avez-vous déjà essayé de prendre votre douche en modifiant les gestes que vous effectuez instinctivement ? Je vous invite à le faire pour vous rendre compte que changer vos gestes vous fait perdre du temps et de l’énergie inutilement.
En résumé, tout ce que vous réalisez par habitude contribue à vous faire gagner du temps et à réduire votre charge mentale. Donc, mettez en place des routines au profit de votre énergie, de votre organisation et de votre productivité et répétez-les suffisamment longtemps pour qu’elles s’ancrent dans votre quotidien. Autrement dit, ne les changez pas tous les 3 jours 😉.
10. PLANIFIER SON TEMPS DE TRAVAIL PLUS EFFICACEMENT GRÂCE AU TIME BLOCKING
Utilisez le time blocking pour votre fonctionnement au quotidien. Cette méthode vous permet d’organiser à l’avance tout votre emploi du temps par blocs de temps. Exemples :
- De 9 h à 10 h → Répondre aux mails et aux messages sur les réseaux sociaux.
- De 10 h à 12 h 30 → Deep work (travail en profondeur) sur l’accompagnement de vos clients.
- 12 h 30 à 14 h → Déjeuner, etc.
Le time blocking peut faire peur et sembler un peu trop militaire à première vue pour certaines personnes. Mais je peux vous garantir que depuis que j’utilise cette méthode d’organisation, je n’ai jamais été aussi productive et efficace de toute ma vie ! C’est la technique par excellence pour mieux gérer son temps facilement.
Et cela s’explique avec la loi de Parkinson qui stipule qu’une tâche prend le temps que vous décidez de lui attribuer. C’est pour ça que lorsque vous avez du temps le matin, vous pouvez mettre jusqu’à plus d’une heure pour vous préparer. Alors que si vous vous réveillez en retard, vous allez curieusement arriver à vous préparer en seulement un quart d’heure (c’est du vécu 😅). Eh oui, notre cerveau se conditionne lorsqu’il sait que nous avons une deadline à respecter.
Donc, notez vos deadlines dans votre calendrier sous forme de bloc temps afin de hacker votre cerveau en lui notifiant qu’il n’a qu’une heure pour réaliser telle tâche. Et vous verrez que vous allez réussir à mieux gérer votre temps, voire à en gagner.
Le time blocking peut aussi être utilisé simplement sur des demi-journées ou durant des journées de travail particulièrement chargées.
11. SE CRÉER UNE ORGANISATION SUR MESURE PUIS FAIRE PREUVE DE DISCIPLINE
Ne vous épuisez pas à chercher une organisation parfaite qui pourrait ne pas vous convenir et que vous risquez de remettre en question toutes les semaines. Mieux vaut avoir une organisation globalement efficace, que vous réussissez surtout à maintenir sur la durée.
Votre système d’organisation et de productivité doit simplement soutenir, assister et faciliter votre quotidien pour une meilleure gestion du temps. Il ne s’agit pas de compliquer vos journées en créant des frictions (ex. télécharger de nombreuses applications, cocher heure par heure ce que vous faites, etc.). Votre organisation ne doit pas ajouter de complexité. Elle doit être personnalisée, fluide et logique pour vous.