Aujourd’hui, on va parler d’automatisation des tâches. À ce stade, vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez automatiser des processus au sein de votre entreprise ? La réponse tient en quelques mots : gain de temps, réduction du risque d’erreurs, augmentation de votre productivité et à plus long terme, hausse de votre chiffre d’affaires. Oui, rien que ça ! Et promis, vous allez voir que l’automatisation n’est absolument pas réservée aux experts des nouvelles technologies. Bientôt, vous serez libéré des tâches répétitives, fastidieuses et à faibles valeurs ajoutées.
C’est Shubham Sharma, spécialiste de l’automatisation et du no-code, qui va vous donner les clés pour automatiser un grand nombre de tâches dans votre entreprise. Voici une partie du programme qui vous attend : choix du meilleur logiciel pour automatiser vos tâches récurrentes (Zapier, Make, etc.), méthodes existantes pour mettre en place une automatisation, 9 exemples concrets d’automatisations à adopter, etc.
DÉFINITION DE L’AUTOMATISATION DES TÂCHES
L’automatisation des tâches consiste à utiliser la technologie pour automatiser des processus récurrents. Le principe de l’automatisation est le suivant :
- Dès qu’il se passe un événement A.
- La solution d’automatisation exécute une action B ou une série d’actions.
Voici deux exemples d’automatisation des tâches :
- Dès qu’une personne est nouvellement inscrite dans votre liste de diffusion, un mail de bienvenue lui est automatiquement envoyé.
- Dès que la batterie de votre iPhone passe sous les 30 %, votre smartphone se met en mode « économie d’énergie ».
Sans même le savoir, tous les entrepreneurs utilisent des outils no-code (des solutions numériques qui ne nécessitent pas de connaissances en langage informatique) pour automatiser des tâches au sein de leur business.
Eh oui, la plupart des logiciels que vous utilisez intègrent nativement des composantes d’automatisation. Ex. logiciel Notion, iPhone, logiciels d’emailing, Instagram, etc.
AVANTAGES DE LA MISE EN PLACE D’AUTOMATISATIONS AU SEIN DE VOTRE BUSINESS
Pour être efficace, chaque automatisation doit être au service d’un réel besoin au sein de votre entreprise. Lorsque c’est le cas, l’automatisation des tâches présente de grands avantages :
- Un gain de temps et une diminution de votre charge mentale → Vous n’avez plus à réaliser de tâches fastidieuses plusieurs fois par jour, semaine, mois, etc.
- Une réduction des risques d’erreurs → Bien que des bugs puissent survenir avec des outils d’automatisation, ce type d’incident est minime par rapport aux erreurs humaines.
- La capitalisation → Plus vous mettez en place d’automatisations, plus votre entreprise prend de la valeur sur le long terme, car vous pouvez consacrer du temps au développement de votre business (au lieu de réaliser des actions répétitives, sans valeur ajoutée).
3 LOGICIELS POUR AUTOMATISER VOTRE FLUX DE TÂCHES RÉCURRENTES
Voici 3 logiciels très efficaces pour mettre en place des automatisations et créer des ponts entre plusieurs outils : Zapier, Make et n8n.
Vous le savez, en tant qu’entrepreneur vous utilisez de nombreux outils, comme : Canva pour le design, Notion pour l’organisation, Zoom pour la communication, Google mail, etc.
Et vous réalisez très certainement des tâches répétitives d’un outil à l’autre, car ils ne sont pas nativement connectés entre eux. Ex. : tous les mardis soir, vous envoyez toujours la même pièce jointe à la même personne dont les informations se trouvent au même endroit.
La bonne nouvelle, c’est que des logiciels comme Zapier ou Make peuvent connecter vos applications entre elles afin de vous faire gagner un temps précieux.
Voici une rapide comparaison afin de vous aider à choisir le logiciel d’automatisation des tâches qui vous correspond le mieux :
- Zapier coûte environ 19 €/mois. C’est le logiciel le plus cher, mais également le plus facile à configurer.
- Make coûte environ 9 €/mois. Il nécessite une configuration qui demande un peu de temps.
- n8n ne coûte qu’environ 5 €/mois. Cependant, vous devez entièrement configurer ce logiciel vous-même.
9 EXEMPLES D’AUTOMATISATION DES TÂCHES À ADOPTER
1. L’envoi automatique d’un replay de vos lives
Dans le cadre, par exemple, d’une formation en ligne, vous proposez peut-être toutes les semaines un live Zoom à vos élèves.
Vous pouvez alors mettre en place l’automatisation suivante : une fois le live terminé, le replay est transféré automatiquement dans un dossier Drive et un mail est envoyé à vos élèves leur donnant accès à ce dossier « replay du live ».
2. La gestion des impayés de vos clients
Si vous vendez des formations en ligne ou que vous avez un site e.commerce avec une possibilité de paiement en plusieurs fois, vous pouvez être confronté à la situation suivante : le paiement d’un de vos clients n’aboutit pas, soit parce que sa carte ne passe pas par manque de fonds, soit parce que sa carte est expirée, etc.
Pour éviter la gestion manuelle de ce type de problèmes récurrents, mettez en place une automatisation en plusieurs étapes qui se déclenche suite à chaque impayé. Voici un exemple :
- Après X jours → envoi d’un mail de relance.
- Après Y jours → envoi d’un SMS de relance.
- Après Z jours → envoi d’un message téléphonique automatisé de relance, etc.
3. La collecte de feedback
Vous pouvez mettre en place une automatisation pour recueillir des feedbacks facilement. Exemple :
- Un client paye pour une séance de coaching avec vous.
- L’automatisation que vous mettez en place permet, 15 jours après votre séance de coaching, d’envoyer un mail à votre client pour lui demander ce qu’il a pensé de votre service et s’il a des questions.
En plus de récolter des feedbacks, vous améliorez l’expérience client en vous intéressant à eux après la réalisation de votre prestation de services.
4. Le paiement de vos prestataires
En tant qu’entrepreneur à la tête d’une entreprise, vous collaborez peut-être avec un ou des prestataires. Vous savez donc que suite à la réception d’une simple facture, vous devez réaliser sans cesse la même série d’actions : aller sur le site de votre banque, ajouter un RIB, saisir le bon montant, double valider avec votre téléphone, etc. 😓
Et si vous avez plusieurs prestataires, cette tâche peut s’avérer très chronophage et générer des frictions si vous ne payez pas rapidement certaines factures. La solution consiste à mettre en place l’automatisation suivante :
- Création d’un formulaire où chaque prestataire uploade sa facture en indiquant le montant de celle-ci.
- Envoi automatique d’une notification directement sur Slack pour vous avertir et vous permettre d’initier le virement en un clic 🥳.
5. Le tri automatique des cartes dans le logiciel Notion
Un champ existe dans le logiciel Notion afin de vous permettre de mettre en place facilement une automatisation pour faire le ménage dans vos cartes (tableaux kanban de gestion de projets).
Voici le principe de cette automatisation de gestion des cartes sur Notion : après X jours, vous recevez un message sur Slack et la carte peut automatiquement être archivée ou placée dans une colonne.
6. L’utilisation de l’intelligence artificielle pour votre création de contenu
Vous avez la possibilité de coupler l’intelligence artificielle avec l’automatisation des tâches au sein de votre entreprise. Vous pouvez, par exemple, créer une sorte de plateforme de datas pour l’ensemble de vos contenus avec :
- Une catégorisation automatique de votre bibliothèque de contenus qui se trouve sur Notion, Excel ou autre.
- L’envoi de chaque vidéo dans Chat GPT afin de lire le contenu et d’en dégager des tags qui seront ensuite directement envoyés sur Notion.
Voici un autre exemple d’utilisation de l’intelligence artificielle avec l’automatisation : envoi de l’enregistrement de votre call Google Meet à tous les membres de votre team à la fin de chacune de vos réunions d’équipe.
7. La facturation
Vous n’êtes pas obligé de gérer vos factures manuellement ! Si toutes les informations de vos clients se trouvent dans votre logiciel de gestion de clients (CRM), alors mettez en place une automatisation entre votre CRM et votre logiciel de facturation 😉.
8. L’onboarding de vos nouveaux collaborateurs
À chaque fois qu’un nouveau membre intègre votre équipe, vous devez réaliser les mêmes tâches : l’inviter sur Notion, sur Slack, lui donner des codes d’accès, etc. Vous connaissez la solution pour gagner du temps ? Eh oui, encore et toujours l’automatisation des tâches 😉.
9. Le chapitrage automatique de vos vidéos
Des outils de chapitrage automatique existent. Ainsi, dès qu’une vidéo est montée, il vous suffit de la transférer dans un de ces outils afin de générer votre chapitrage. Fini la repasse sur vos vidéos pour savoir à quel moment vous parlez de tel ou tel sujet.
IDENTIFICATION DES TÂCHES À AUTOMATISER ET DES TÂCHES À GÉRER MANUELLEMENT
Les tâches à automatiser dans votre entreprise
Pour repérer les éléments que vous pouvez automatiser dans votre business, commencez par lister les tâches récurrentes. Ensuite :
- Évaluez votre niveau de plaisir concernant la réalisation de chaque tâche.
- Évaluez le niveau d’impact de chaque tâche.
Puis, priorisez l’automatisation des tâches qui ne vous apportent pas de plaisir et qui n’ont pas ou peu d’impact (tout en envisageant la suppression des tâches simplement non nécessaires 😉).
Les tâches à ne surtout pas automatiser !
Toutes les interactions humaines qui font la différence ne doivent absolument pas être automatisées. Exemple : le petit message vocal que vous envoyez ponctuellement à un client. En effet, ne faites surtout pas croire que vous répondez personnellement, de façon individuelle, lorsque ce n’est pas le cas.
Les autres tâches à ne pas automatiser sont celles en cours de création et qui ne correspondent pas encore à 100 % aux besoins de votre business. En d’autres termes, ne mettez pas la charrue avant les bœufs 😅.
2 MÉTHODES POUR METTRE EN PLACE DES AUTOMATISATIONS GRÂCE AUX OUTILS NO-CODE
Créez vous-même vos automatisations
Vos automatisations n’ont de sens que si elles vous font gagner plus de temps que le temps que vous avez utilisé pour les construire. Et pour calculer ça, vous pouvez utiliser le site CVLC (ça vaut le coup ?).
Ensuite, pour mettre en place votre automatisation, comprenez le principe suivant : chaque automatisation est composée d’un déclencheur d’une ou de plusieurs actions. Le fameux « si → alors ».
Dernier point important, avant de vous précipiter sur votre outil, prenez le temps de poser vos idées sur papier concernant l’automatisation que vous souhaitez créer 🤓.
Déléguez la mise en place de l’automatisation des tâches récurrentes
Si la mise en place de l’automatisation des tâches au sein de votre entreprise vous demande trop de temps, alors pensez à la délégation ! Eh oui, imaginez ce qui suit :
- Vous pensez que la mise en place de votre automatisation va vous prendre 3 heures.
- Votre tarif horaire est de 30 €.
- Le prestataire qui peut vous installer cette automatisation le fera en seulement 1 heure pour moins de 100 €.
Dans ce cas, vous êtes largement gagnant concernant cet investissement qui vous revient à zéro et qui vous fera même gagner du temps et de l’argent sur le long terme 🥳.
Et pour trouver des prestataires en automatisation et en no-code, rien de plus simple : faites une petite recherche sur le site Malt, spécialisé dans la mise en relation avec des travailleurs indépendants.