Aujourd’hui, on va parler de règles de productivité, mais pas celles que vous connaissez déjà. Pas question ici de batcher son contenu, de traquer son temps ou de remplir une to do list de plus. Vous êtes passionné d’organisation et toujours en quête de nouvelles stratégies pour gagner en efficacité ? Ou au contraire, vous peinez à être productif et cherchez à sortir de la procrastination ? Dans les deux cas, vous êtes au bon endroit. Vous allez découvrir 8 règles de productivité sous-cotées qui vont transformer en profondeur la façon de gérer votre vie professionnelle et personnelle.
Vous allez pouvoir identifier ce qui freine vraiment vos performances, mettre en place des systèmes pour passer à l’action et prendre de meilleures décisions plus rapidement. Voici un aperçu du programme qui vous attend : ce que votre agenda dit vraiment de vos priorités, comment construire les systèmes qui vous obligent à être plus productif, la règle des 4 heures que les top performers appliquent pour atteindre leurs objectifs au quotidien, etc. Allez, c’est parti !
1. LE REPOS N’EST PAS UNE RÉCOMPENSE MAIS UNE STRATÉGIE BUSINESS
Une des premières règles de productivité, et probablement la plus sous-estimée, est que le repos n’est pas une récompense, mais une véritable stratégie business.
Vous avez peut-être, comme moi, une sorte de relation toxique au repos qui vous amène à :
- Culpabiliser de vous reposer en pensant que c’est de la paresse.
- Ne voir les moments de plaisir que comme des récompenses à vous accorder uniquement une fois tout votre travail terminé.
Pourtant, le repos protège votre atout numéro un en tant qu’entrepreneur, c’est-à-dire vous ! Sans lui, c’est l’autoroute vers le burn-out assuré.
Le repos est une règle de productivité à part entière, car avec de l’énergie :
- Vous prenez de meilleures décisions, plus vite → Ne pas être fatigué vous permet de prendre de bonnes décisions au bon moment, ce qui peut vous faire gagner des semaines de travail.
- Vous avancez plus efficacement et avec moins d’effort → On a tous déjà essayé de réaliser des tâches avec le cerveau en chou-fleur, en fin de journée, pour finalement tout recommencer le lendemain, en dix fois moins de temps 😅.
- Vous gardez le contrôle de vos émotions → Et quand on pilote un business, ce n’est pas un détail !
Retenez que le repos fait partie du plan 😉. Et quand on parle de repos, deux dimensions sont indispensables pour vous ressourcer vraiment :
- Le repos physique → Dormir, marcher, vous accorder du temps pour vous, etc.
- Le repos mental → Partir en vacances, couper les notifications, etc.
2. VOTRE AGENDA EST LE MIROIR DE VOS PRIORITÉS ET DE VOTRE CAPACITÉ À ATTEINDRE VOS OBJECTIFS
La façon dont vous organisez vos journées ne ment pas, elle révèle souvent ce que vous évitez de regarder en face. Autrement dit, montrez-moi votre agenda et je vous dirai si vous allez atteindre vos objectifs.
Ce concept vient de l’entrepreneure Leila Hormozi, qui parle principalement de management, leadership, stratégie business et marketing.
Lorsqu’un membre de son équipe vient la voir avec un problème de productivité, ou qu’elle fait elle-même face à une période de flottement, son premier réflexe est toujours le même : « Montre-moi ton agenda ».
En effet, votre agenda révèle où passe votre temps et s’il est vraiment alloué à atteindre votre objectif… ou pas ! Par exemple :
- Votre objectif est de trouver des clients, mais 80 % de votre agenda est absorbé par la refonte de votre site ou le suivi de formations diverses.
- Vous voulez gagner en visibilité sur les réseaux sociaux, mais vous n’y consacrez que 25 % de votre temps.
Je parle en pourcentages et non en heures, parce que tout le monde ne dispose pas du même temps : certains sont entrepreneurs et encore salariés, d’autres sont parents, aidants, etc.
L’idée n’est donc pas de compter les heures, mais de regarder parmi le temps alloué à votre business quel pourcentage est vraiment dédié à vos objectifs du moment.
Parallèlement, Leila Hormozi partage aussi une phrase puissante qui amène à une véritable prise de conscience : « En tant que CEO, le temps dédié à réfléchir et prendre des décisions est plus important que le temps dédié à l’action. »
Autrement dit, une des règles de productivité, en tant que chef d’entreprise, est qu’il est inefficace d’être toujours dans l’action. Vous avez besoin de planifier des créneaux dédiés uniquement à la réflexion stratégique et créative, à la formation, etc.
3. LA PROCRASTINATION EST UN SIGNAL À ANALYSER POUR GAGNER EN PRODUCTIVITÉ
Arrêtez de culpabiliser quand vous procrastinez, car ce n’est pas de la paresse, mais un signal qui mérite d’être écouté. Il peut correspondre à :
- De la peur → Peur du rejet, du jugement ou de l’échec. Beaucoup d’entrepreneurs savent qu’ils devraient prospecter, mais repoussent indéfiniment cette tâche parce que ne pas essayer, c’est ne pas échouer.
- Un manque de sens → Si vous ne voyez aucun intérêt à réaliser une tâche, aucun lien avec vos objectifs, alors vous n’aurez pas envie de passer à l’action. Dans ce cas, posez-vous la question suivante : en quoi cette tâche va vous rapprocher de vos objectifs ? Si vous trouvez la réponse, accrochez-vous à ça pour agir. Si vous n’en trouvez aucune, peut-être que cette tâche n’a tout simplement pas sa place dans votre to-do list 😉.
- De la fatigue physique et/ou mentale → C’est le signal le moins écouté et pourtant le plus fréquent. Quand quelqu’un me dit « je n’arrête pas de procrastiner depuis des semaines », ma première question est toujours « est-ce que vous dormez suffisamment pour avoir de l’énergie ? ». La réponse est presque toujours non. Si c’est votre cas, il n’y a pas de miracle, vous devez ralentir et récupérer avant de chercher à être productif.
4. LA CRÉATION DE SYSTÈMES QUI VOUS OBLIGENT À ÊTRE EFFICACE EST UNE DES MEILLEURES RÈGLES DE PRODUCTIVITÉ
Beaucoup d’entrepreneurs se disent à tort : « Je dois être productif pour avancer. » Mais en réalité, c’est l’inverse.
La productivité est le résultat d’un ensemble d’habitudes et de systèmes que vous mettez en place et qui ne vous laissent pas le choix que d’être efficace.
Autrement dit, la productivité n’est pas une condition de départ, mais une ligne d’arrivée 🏁.
Pour mettre en place un système qui vous permet de gagner en productivité, posez-vous les questions suivantes :
- Est-ce que votre environnement de travail est organisé et agréable ?
- Est-ce que vos notifications sont coupées ?
- Est-ce que vous travaillez dans le calme ou êtes-vous sans cesse interrompu ?
- Est-ce que vous dormez assez et prenez soin de votre énergie au quotidien ?
- Est-ce que vous avez le bon état d’esprit par rapport à la discipline et à la motivation ?
Vous allez voir que lorsque vous créez un environnement physique et mental dans lequel vous n’avez pas d’autre choix que d’être efficace, la productivité devient naturelle !
Parfois, ça ne tient vraiment à rien. Par exemple, quand je sens que je suis moins efficace depuis quelques jours, il m’arrive juste de bouger les meubles de mon bureau ou d’aller travailler dans un café. Ce simple changement d’environnement crée un regain de productivité immédiat 📈.
Donc, si vous procrastinez, demandez-vous si vos habitudes et votre environnement encouragent vraiment le mode focus. Et posez-vous cette question : quel système pouvez-vous mettre en place pour ne pas avoir d’autre choix que d’être productif ?
Regardez la productivité non pas comme une qualité ou une compétence à avoir dès le départ, mais comme le résultat d’une somme d’actions et d’habitudes que vous avez mise en place.
Cette règle fonctionne pour la productivité, mais aussi pour le sport, l’alimentation, le passage à l’action côté business, etc. Bref, pour tout ce qui concerne votre vie pro ou perso.
5. LE RÉSIDU D’ATTENTION EXPLIQUE POURQUOI ENCHAÎNER LES TÂCHES PEUT DIMINUER VOS PERFORMANCES
Le résidu d’attention est un concept mis en avant par la chercheuse Sophie Leroy dans une étude publiée en 2009 à l’INSEAD, intitulée : Attention Residue.
Le principe est simple : quand vous passez d’une tâche A à une tâche B, une partie de votre attention reste accrochée à la tâche A, surtout si elle n’est pas terminée. Résultat : vous travaillez sur la tâche B avec seulement 60 à 70 % de vos capacités cognitives.
C’est souvent pour ça que vous terminez une journée complètement épuisé avec la sensation que rien n’a vraiment avancé.
Chaque tâche non terminée crée une boucle ouverte dans votre cerveau qui mobilise une partie de vos ressources mentales, même quand vous êtes passé à autre chose.
Ce phénomène rejoint aussi l’effet Zeigarnik, qui montre que le cerveau retient mieux et continue de tourner en boucle sur les tâches inachevées plutôt que sur les tâches terminées.
Alors, que devez-vous faire quand vous n’avez pas le temps de terminer une tâche avant de passer à la suivante ? Sophie Leroy recommande ce qu’elle appelle un « ready to resume plan ». Concrètement : prenez deux minutes pour noter où vous en êtes et quelle est la prochaine action à réaliser.
Ce simple geste permet à votre cerveau de fermer la boucle. Il se dit « c’est noté, je sais où j’en suis, je sais quoi faire ensuite » et il peut se concentrer à 100 % sur la tâche suivante. C’est comme fermer un onglet avant d’en ouvrir un autre 🙂.
C’est une des règles de productivité les plus précieuses quand on enchaîne les tâches toute la journée sans forcément pouvoir toutes les terminer.
6. 99 % DE VOTRE TO DO LIST NE VOUS SERVIRA JAMAIS À RIEN
Voici une des règles de productivité les plus difficiles à entendre : 99 % de votre to-do list ne vous servira jamais à rien.
Ce chiffre est volontairement provocateur, mais regardez honnêtement toutes les tâches que vous avez notées un jour en vous disant « si j’ai le temps, je devrais faire ça ». En réalité, seulement 1 % de celles-ci est vraiment important.
Petit exemple concret : j’ai un backlog dans Notion où je vide mon cerveau en temps réel. On y trouve des nouvelles idées de produits à créer, des petites optimisations à faire, etc. Je viens de compter pas moins de 102 tâches pour lesquelles je me suis dit « il faut absolument que je le fasse 😅 ».
Le piège, c’est de laisser cette liste créer une boucle de culpabilité permanente en mode « vivement que je puisse réaliser toutes ces tâches » ou « si mon business ne décolle pas, c’est parce que cette to-do list n’est pas faite ». Alors, qu’en réalité, 99 % de ces tâches sont obsolètes dès le moment où vous les notez.
C’est exactement ce que Gary Keller développe dans son livre « The One Thing » (« Aller à l’essentiel » en français, que je vous recommande vivement 😊). Son concept central est de vous poser chaque jour cette question : « Quelle est la tâche qui, si vous la réalisiez aujourd’hui, rendrait toutes les autres obsolètes ou inutiles ? ».
L’idée est de prioriser et de vous focaliser sur ce fameux 1 % qui vous fait vraiment avancer vers vos objectifs 🚀.
Personnellement, je replonge dans mon backlog environ une fois par mois pour supprimer ce qui a déjà été fait ou ce qui n’est plus pertinent. Et à chaque fois, je me retrouve à retirer des tâches qui me semblaient indispensables trois semaines plus tôt 😁.
Alors, ne vous prenez pas la tête avec une to-do list interminable. Concentrez-vous sur le 1 % qui compte vraiment.
7. LA RÈGLE DES 4 HEURES VOUS PERMET D’OPTIMISER VOTRE BUDGET DE DEEP WORK QUOTIDIEN
Vous n’avez pas 12 heures de deep work devant vous, mais vous en avez 4. Et c’est déjà beaucoup !
Le deep work correspond au travail vraiment focus et efficace, sans distraction, celui où les choses avancent réellement.
Des études menées sur des top performers (ex. musiciens, athlètes, écrivains, grands joueurs d’échecs) ont montré une limite surprenante : même les profils les plus exceptionnellement productifs ne peuvent travailler en deep work que 4 à 5 heures par jour maximum. Au-delà, la qualité de leur travail s’effondre.
Ici, c’est la biologie qui parle : votre cerveau fonctionne par cycles de 90 à 120 minutes de focus maximum, avant d’avoir besoin de récupération 😴.
Sur une journée, même les plus entraînés d’entre nous plafonnent à 4 ou 5 heures de travail vraiment efficient.
Alors, oui, la culture entrepreneuriale glorifie les journées de 12 heures, mais la science, elle, dit 4 à 5 heures grand maximum 😉.
Donc, plutôt que de vous forcer à travailler 12 heures en mode zombie, tirez le meilleur parti de ces 4 heures de pleine efficacité. Le reste du temps, consacrez-vous à des tâches légères qui demandent peu d’énergie mentale et programmez du repos. C’est la manière la plus intelligente d’avancer.
Pensez à cette règle comme à une sorte de budget de productivité quotidien. Chacun d’entre nous dispose d’environ 4 heures pendant lesquelles notre cerveau tourne vraiment à plein régime. Pour certains, c’est le matin et pour d’autres, c’est l’après-midi ou le soir. Peu importe, l’important c’est de savoir quand ce créneau se manifeste chez vous.
Parce que si vous êtes au top le matin entre 8 h et 12 h, mais que vous passez ce créneau en réunions inutiles ou à scroller sur les réseaux sociaux, vous avez déjà utilisé votre budget avant même d’avoir commencé les véritables tâches importantes.
Une des règles de productivité à retenir est donc la suivante : repérez votre créneau temps de pleine efficacité et planifiez vos tâches les plus importantes dessus, sans laisser des missions annexes entrer dans votre agenda.
8. LE MANQUE DE TEMPS EST PRESQUE TOUJOURS UN PROBLÈME DE PRISE DE DÉCISION
Voici sans doute l’une des règles de productivité les plus contre-intuitives, mais qui change tout : 80 % de ce que les entrepreneurs appellent « manque de temps » ou « problème de productivité » est en réalité du temps perdu dans la prise de décision 🙄.
Par exemple :
- Passer trois semaines à hésiter entre deux noms de programme de formation.
- Relire 12 fois le même email pour qu’il soit parfait, à la virgule près.
- Repousser une décision stratégique pendant des mois (oui, je le fais parfois, moi aussi 😏).
- Réfléchir à un prix pendant des semaines, etc.
Chaque onglet ouvert dans votre tête et chaque décision que vous procrastinez crée une surcharge et une sorte de loyer mental qui grignote votre énergie et parasite votre focus sur tout le reste. Pendant ce temps, vous n’avancez pas vraiment vers vos objectifs.
Une décision prise rapidement sera toujours mille fois plus efficace qu’une décision parfaite prise six semaines plus tard. Parce que six semaines en entrepreneuriat, c’est énorme.
Pour contrer ça, voici deux astuces que j’applique personnellement :
- Ne jamais prendre de décision importante après 18 h → À cette heure-là, ma lucidité, mon énergie et ma batterie sociale sont bien entamées. Je ne suis tout simplement pas la meilleure version de moi-même pour trancher.
- Chiffrer l’enjeu financier de chaque décision → Si une décision implique moins de 5 000 €, je me donne X temps pour réfléchir. Si l’enjeu monte à 100 000 €, je m’accorde davantage de temps de réflexion. Si c’est 10 €, je me donne 10 secondes pour trancher 😅. Plus l’enjeu est petit, plus la décision doit être rapide, ne serait-ce que pour libérer cette charge mentale et l’allouer à ce qui compte vraiment.
