Découvrez les 10 étapes clés pour organiser un séminaire et entrez dans les coulisses de mon évènement The B Show 

14 Nov 2022

Aujourd’hui, on va voir comment organiser un séminaire. Et pour ça, je vous emmène dans les coulisses de mon premier événement en présentiel avec plusieurs centaines de participants. Grâce à ce véritable retour d’expérience, je vous donne les 10 étapes incontournables pour préparer ce type de manifestation. Je vais en profiter pour vous parler de mes erreurs, des sommes en jeu, etc. Le tout sans aucune rétention d’information ! 

Mon séminaire The B Show a été l’expérience la plus incroyable de ma vie. Cependant, vous allez voir que j’ai aussi eu l’occasion de faire ma plus grosse erreur en tant qu’entrepreneure durant l’organisation de cet évènement. Sans plus tarder, voici un aperçu du programme qui vous attend : agence d’évènementiel, préparation d’équipe, plan marketing, stratégie de communication, vente des places, prise de parole sur scène, mindset, budget, etc. C’est parti !     

1. FAITES APPEL À UNE AGENCE D’ÉVÈNEMENTIEL POUR ORGANISER UN SÉMINAIRE 

Depuis les débuts de ma carrière de coach business, j’ai toujours eu envie d’organiser un séminaire et de monter sur scène. Et lorsque je me suis enfin sentie légitime pour orchestrer cet évènement, le covid est arrivé ! C’est donc seulement en 2022 que j’ai pu planifier mon tout premier séminaire en présentiel.

L’équipe et moi avons commencé les préparatifs seulement 5 mois avant le jour J. Spoiler alert : ce délai de préparation pour un séminaire est beaucoup trop court et vous allez voir que ça nous a joué des tours !  

Avant de rentrer dans le vif du sujet, voici comment s’est déroulé ce week-end de 3 jours : 

  • Vendredi → journée + soirée offerte à la promotion 2022 des élèves de la BSB Académie, mon programme de formation qui aide les entrepreneurs à développer leur business. 
  • Samedi et dimanche → séminaire The B Show 🥳. 

Voici mon premier conseil pour organiser un séminaire : faites appel à une agence d’évènementiel. Ces professionnels sont essentiels pour vous épauler afin de :  

  • Donner vie à vos idées.
  • Réserver la salle.
  • Sélectionner les bons prestataires, etc. 

Gardez en tête que vous ne pouvez pas préparer, uniquement en interne, un évènement pour plus d’une centaine de personnes tout en continuant à gérer les projets liés à votre business.

2. ATTRIBUEZ UN RÔLE À CHAQUE MEMBRE DE VOTRE ÉQUIPE LORS DE LA PRÉPARATION

On l’a vu, l’agence d’évènementiel s’occupe principalement des aspects techniques. Et de votre côté, vous devez imaginer les concepts, l’expérience, vous occuper de la vente des places, etc. 

Chez TheBBoost, on a abordé ce séminaire à la manière d’un grand projet comme le lancement annuel de mon programme de formation. Le processus a été le suivant : 

  • Création d’un projet sur ClickUp.
  • Répartition des tâches.
  • Organisation de sessions de brainstorming. Eh oui, à la différence de la création de ma formation en ligne, je partais en tant que débutante sur la préparation du séminaire (et d’ailleurs ma team aussi). Récolter régulièrement les idées de chaque membre de l’équipe était donc essentiel. 

Pour réussir à préparer un séminaire, je vous conseille en tant que CEO, de ne pas accumuler plusieurs casquettes en même temps et d’attribuer un rôle précis à chaque membre de votre équipe. 

De mon côté, j’ai organisé cette répartition de la manière suivante : 

  • Sonia, notre business manager, était chef de projet en interne. Elle était responsable de la communication entre l’agence d’évènementiel et TheBBoost.
  • Lou, notre customer care manager, était chargée de l’expérience client et a aussi participé à la création des visuels.
  • Alexia, notre assistante opérationnelle, s’est chargée de la page de vente, des automatisations, des publicités, etc. 
  • Moi, Aline, je gérais les relations avec les conférenciers, la création de contenu, j’imaginais le déroulé du séminaire, etc.

Cette organisation m’a réellement permis d’alléger ma charge mentale concernant la gestion de cet énorme projet. 

Autre point important : vous devez im-pé-ra-ti-ve-ment avoir une communication ultra transparente au sein de votre équipe !

3. NE SURESTIMEZ PAS LE NOMBRE DE PARTICIPANTS 

Pour tout vous dire… Je suis partie un peu trop en excès de confiance concernant la vente des places de mon séminaire 😏.   

Aujourd’hui, je rigole jaune, car au début j’ai dit à mon équipe que je voulais prévoir un évènement pour 800 personnes, mais que j’allais limiter le nombre de places à 400 participants pour cette première fois. De cette façon, je pensais faire un sold-out très rapidement. 

Eh bien, que nenni ! On a finalement vendu 300 places et, en plus, à la force du poignet 😬 (bon, évidemment, 300 participants, c’est déjà génialissime !). 

Donc, inspirez-vous de cet échec (c’est cadeau 😅) pour ne pas reproduire la même erreur que moi.

4. ÉLABOREZ UNE STRATÉGIE DE COMMUNICATION 

Construire une stratégie de communication doit faire partie de votre processus pour organiser un séminaire. Voici le plan mis en place chez TheBBoost :  

  • Deux newsletters de vente pure et dure.
  • Des rappels en bas de chacune de mes newsletters hebdomadaires rappelant la vente des places du séminaire.
  • Des stories et quelques posts Instagram.
  • L’enregistrement d’un pré-roll sur mon podcast qui annonçait le séminaire The B Show. 

5. ÉTABLISSEZ UN PLAN MARKETING  

Dans mon excès de confiance concernant la vente des places 🙄 je pensais que tout allait partir très vite. Je n’avais donc quasiment rien préparé en termes de lancement. 

J’ai donc dû mettre en place un plan marketing en last minute ! Le voici : 

  • Proposer un tarif privilégié pour le séminaire à mes élèves de la BSB Académie qui seraient présents au bal de promo du vendredi.
  • Puis proposer un tarif préférentiel aux personnes qui achetaient leurs places avant le 15 septembre. 
  • Enfin, tout miser sur la communication pour vendre un maximum de places. 

Vous l’avez compris, ne faites pas comme moi et n’attendez pas la dernière minute pour mettre en place un plan marketing.  

6. METTEZ EN VENTE LES PLACES DU SÉMINAIRE ASSEZ TÔT

On a commencé à vendre les places pour le séminaire seulement 1 mois et demi avant le jour J, donc extrêmement tard. 

On s’est rendu compte, après coup, que ce délai est beaucoup trop court pour que les participants puissent économiser et s’organiser pour réserver un hôtel, des billets de train, pour trouver un mode de garde pour leurs enfants, etc. 

Eh oui, soyez conscient que même si le montant de votre séminaire est raisonnable, vos participants auront d’autres coûts annexes à prévoir. 

Donc, pour bien organiser un séminaire, mettez en vente vos places 5 voire 6 mois avant l’évènement. De mon côté, j’ai bien retenu cette leçon et je ne reproduirai pas mon erreur l’année prochaine.

7. RÉUNISSEZ VOTRE TEAM AVANT L’ÉVÉNEMENT POUR UNE JOURNÉE DE PROJECTION

Mon intuition m’a aidé à prendre une des meilleures décisions concernant le séminaire The B Show. J’ai réuni mon équipe avant l’évènement pour organiser une journée de projection (et se faire un bon petit restaurant toutes ensemble 🥰). 

On a donc loué une salle de réunion pour se poser et faire un pas-à-pas du déroulé de tout le week-end du séminaire. Le but était de savoir ce qu’il allait exactement se passer chaque demi-heure, en mode :  

  • Qui est sur scène ?
  • Qui est en coulisse ? 
  • Qui est en régie ? 
  • Quelles sont les slides à diffuser ? 
  • Quelle musique passer ?
  • Où est la team de l’agence ?
  • À quoi devons-nous faire attention ? Etc.

Puis en fin de journée, on est allé faire les tests et le déroulé sur scène, avec la régie.

Je vous conseille donc fortement de prendre le temps de réunir votre équipe avant le jour J. Rien de tel pour caler les derniers détails, s’assurer que toutes les informations sont bien passées, etc.   

8. LAISSEZ VOTRE ÉQUIPE GÉRER L’OPÉRATIONNEL LE JOUR J

Le jour du séminaire, laissez votre agence d’évènementiel et les membres de votre équipe gérer tout l’opérationnel. 

C’est ce qu’on a décidé de faire, même si, au début, je vous avoue que ça m’a fait très bizarre que tout ce petit monde se mette à mon service pour que je puisse : 

  • Être 100 % attentive aux conférenciers.
  • Être 100 % disponible pour les participants.
  • Avoir assez d’énergie pour mes passages sur scène, etc.

J’ai donc été dans l’opérationnel avant le séminaire, mais le jour J, je n’ai aucune idée de ce qu’il s’est passé d’un point de vue technique, logistique, etc. 

Et ça a été une belle prise de conscience de voir que je pouvais lâcher prise sur l’opérationnel quand il était géré par les bonnes personnes ❤️.

9. PRENEZ PLAISIR À MONTER SUR SCÈNE ! 

J’étais extrêmement stressée, paniquée, terrorisée avant de monter sur scène. Je n’ai quasiment pas dormi les jours précédents le séminaire. C’était une énorme sortie de zone de confort, à tel point que l’idée de tout annuler, quelques jours avant, m’est bel et bien passée par la tête durant quelques minutes 😱.  

D’ailleurs, petit tip : durant mes nuits d’insomnie, je passais régulièrement en revue la liste de mes peurs. Puis, j’ai finalement réalisé que toutes ces craintes étaient aussi les choses dont j’avais le plus hâte : 

  • Parler devant 300 personnes.
  • Rencontrer tous les participants.
  • Vivre cette incroyable expérience.
  • Sortir de ma zone de confort.
  • Voir ce que je valais sur scène, etc.  

Enfin, quand le grand jour est arrivé et que la musique s’est lancée, il s’est passé quelque chose de magique, d’absolument merveilleux. Tous les élèves de la BSB se sont levés, on applaudit et ça m’a donné une énergie folle, une confiance de dingue. Bref, j’ai un peu eu l’impression d’être Beyonce 😄. 

En vrai de vrai, j’ai en tout cas eu la sensation d’être une autre personne, que je ne connaissais pas, une personne qui a totalement confiance en elle, qui peut rebondir sur ce que dit le public, qui détourne les petits couacs techniques et en rigole, qui ne tousse pas toutes les 5 minutes (ceux qui me connaissent savent 😅). 

Ensuite, les 2 jours de séminaires qui ont suivi ont également été absolument phénoménaux. 

Alors oui, il est normal que vous ayez peur avant de monter sur scène à l’idée que les gens n’aiment pas votre prestation, vous critiquent, etc. Cependant, sachez que la majorité des participants sont là pour passer un bon moment et vont vous donner une énergie folle. 

Je suis montée sur scène et je peux donc maintenant vous donner un précieux conseil : faites confiance à la personne que vous êtes sur scène et que vous ne connaissez pas encore, car elle va assurer, c’est certain !  

10. GÉREZ LE BUDGET LIÉ À L’ORGANISATION D’UN SÉMINAIRE  

Quand on me demandera quel est le plus gros échec de ma vie d’entrepreneure, je saurai désormais quoi répondre… la gestion du budget de mon premier séminaire 😭.

Vous devez savoir qu’organiser un séminaire est une opération zéro. C’est-à-dire que le chiffre d’affaires généré par la vente des places couvre, au mieux, vos dépenses. De mon côté je le savais et j’étais totalement ok là-dessus.

Je devais donc vendre 400 places à 400 €, ce qui représentait un budget pour mon séminaire de 160 000 € (190 000 € grand maximum grâce à ma trésorerie), sauf que : 

  • Premier couac → seulement 300 places vendues, soit 115 000 €.
  • Deuxième couac → 50 000 € du budget lié au séminaire alloué à une journée et un bal de promo pour les élèves de la BSB Académie.
  • Troisième couac → J’apprends 10 jours avant le jour J que les coûts de ces 3 jours s’élèvent finalement à 225 000 € 😱 (je vous laisse imaginer mon état émotionnel et mon mindset quand j’apprends la nouvelle).

Une fois les coûts lissés, la perte s’élève à 88 000 €… due à mon erreur de prévisionnel concernant le budget alloué à mon séminaire.   

Donc, je ne renouvellerai pas la journée et la soirée bal de promo l’année prochaine. Impossible d’organiser 3 journées avec le budget de 2 (mais promis, on vous gâtera quand même 🤗).

De votre côté, retenez que : 

  • Lorsque vous vendez des produits digitaux, les coûts sont sensiblement les mêmes que vous ayez plus ou moins d’acheteurs.
  • Lorsque vous organisez un séminaire, il y a un coût fixe par participant, c’est pourquoi les ventes comptent beaucoup plus ! Je vous conseille donc de construire un plan financier en béton armé, car il est beaucoup plus difficile de vendre du présentiel que du digital 😉.

Voilà, j’espère que ce retour d’expérience, plus que transparent, vous a plu. Vous savez maintenant qu’organiser un séminaire est une aventure incroyable, mais qu’il faut suivre quelques règles ! De mon côté, j’ai appris de mes erreurs : je vais préparer mon prochain séminaire 9 mois à l’avance, je vais prévoir un budget solide pour cet évènement, etc. D’ailleurs, n’hésitez pas à vous inscrire, dès maintenant, sur la liste d’attente pour être informé de la réouverture des inscriptions du séminaire The B Show 2023 !

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