Les 30 meilleurs outils pour augmenter sa productivité, gagner du temps, mieux organiser sa vie et trouver un meilleur équilibre entre vie pro et vie perso. Un article du blog TheBBoost. #organisation #productivité #freelance #solopreneur

Hello les cookies ! Vous le savez, avec l’arrivée imminente de ma nouvelle formation sur l’organisation, la productivité est devenue mon obsession du moment ! Alors dans l’article d’aujourd’hui j’ai décidé de partager avec vous les meilleurs outils pour augmenter sa productivité, en accomplir plus et en moins de temps !

Alors si vous aussi vous cherchez à avoir une meilleure gestion du temps, à avoir un quotidien plus productif, à améliorer votre capacité de concentration, cet article est là pour vous.

MAIS EN FAIT, LA PRODUCTIVITÉ C’EST QUOI ?

Petite définition loin des dictionnaires

Si j’avais été sur le site du Larousse, il m’aurait sûrement sorti une définition bien alambiquée tirée de la révolution industrielle ou des grandes entreprises des années 80.

Sauf qu’ici, je veux vous parler de productivité pour nous autres, petits entrepreneurs et solopreneurs. De productivité telle qu’on la vit (et subit) au quotidien.

Pour moi, être plus productif c’est la capacité à se concentrer sur une tâche précise, à la terminer rapidement et de manière qualitative.

Si je résume, à mes yeux la productivité se retrouve au croisement entre 3 valeurs, 3 concepts :

  • rapidité
  • concentration
  • qualité

(vous avez parfaitement le droit de ne pas être d’accord avec moi)

À quoi ça sert, d’augmenter sa productivité ?

Imaginez un instant : vous arrivez à accomplir vos tâches de la journée plus rapidement, avec plus d’efficacité. Faites parfaitement la part des choses entre les tâches urgentes et celles importantes. Maîtrisez la planification à merveille, savez prioriser et organiser votre journée de travail.

Vous libérez ainsi du temps que vous pouvez passer avec votre famille/vos proches, ou alors que vous pouvez consacrer à d’autres projets.

Et finalement vous arrêtez de procrastiner, de perdre du temps à être sans cesse distraits par des notifications (sérieux, coupez toutes les notifications à part téléphone/sms, ça va vous changer la vie).

Et à la fin de la journée, vous êtes fiers de vous, fiers du travail accompli. Vous avez été efficaces et arrêtez de vous flageller car « vous n’avez pas réussi à tout faire » (souvent à cause de multiples distractions).

Bref, vous avez été productifs.

Ça vous parle ce que je viens de vous dire ? C’est pour toutes ces raisons qu’augmenter sa productivité (et tout spécialement sa productivité au travail) est essentiel pour tout être humain, encore plus lorsqu’il est entrepreneur !

[ À lire aussi : 6 choses à faire pour booster sa productivité ]

Mais alors, comment faire pour augmenter sa productivité ?

Ok je suis d’accord avec vous : c’est bien beau d’en parler et de faire des grandes théories, mais au final comment on fait pour augmenter sa productivité ?

Et bien dites-vous que votre productivité est comme un muscle. Un muscle de votre cerveau que vous avez bien trop longtemps négligé et laissé à l’abandon (coucou le poison du « multi tasking »).

Votre cerveau a donc été « déprogrammé » de sa capacité à se concentrer pendant plus de 30 secondes sur quelque chose (coucou de nouveau le multitasking). Il va donc falloir le reprogrammer et solliciter de nouveau votre muscle productivité pour le rendre plus efficace.

Alors oui, c’est pas confortable au début et ça demande de la discipline, mais les résultats sur le long terme se font rapidement sentir, je vous le promets.

Et tout l’objectif de cet article est de vous donner des techniques et des outils pour vous aider à remuscler votre productivité !

Alors on y va ?

LES OUTILS POUR AUGMENTER SA PRODUCTIVITÉ

Les lois de la productivité

Pour ceux qui souhaitent en apprendre un peu plus sur les grandes lois de la productivité, j’ai écris un article entier sur le sujet il n’y a pas longtemps :

[ À lire aussi : 7 lois de la productivité (pour être toujours efficace) ]

Mais si vous deviez n’en retenir que deux, ce seraient celles-ci :

  • La loi de Pareto : « 80% des résultats proviennent de 20% des efforts ».
  • Celle de Parkinson : « Une tâche nous prendra la durée qu’on a décidé de lui attribuer ».

Déjà si vous prenez conscience de ces deux lois et y prêtez une attention particulière dans votre quotidien, vous allez vite prendre conscience des aspects où vous pouvez être plus productifs.

Ok, maintenant que ceci est dit, passons à la liste des outils pour augmenter sa productivité !

#1 La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de gestion du temps ultra efficace, et ma chouchou du moment.

Le concept est très simple : vous aider à accomplir vos tâches de manière plus rapide, efficace et qualitative (ça vous rappel quelque chose ?) en vous aidant d’un minuteur.

Voici le mode d’emploi :

  • Mettez un minuteur sur 25 minutes et travaillez non-stop
  • Au bout des 25 minutes, prenez 5 minutes de pause
  • Repartez sur 25 minutes de travail
  • Tous les 4 cycles de 25min + 5min, prenez une pause plus longue de 10/15 minutes

Voilà, méthode simple mais tellement efficace (surtout pour accomplir les tâches sur lesquelles on a tendance à procrastiner) que je me demande pourquoi on ne nous l’enseigne pas à l’école !

Ps : si vous utilisez Chrome je vous conseille l’extension Marinara qui est un minuteur spécial Pomodoro !

#2 Les outils de prise de note / to-do lists

La prise de note est essentielle en business : pour se rappeler de tout ce qu’on doit faire, récolter des informations, ne pas perdre d’idées, etc.

Le vrai secret d’une prise de note qui cartonne ? La centraliser en un seul endroit, c’est à dire tout noter à un seul emplacement, en organisant ses notes par thématiques ou listes.

L’avantage c’est d’éviter de vous éparpiller, d’en mettre de partout, et de retrouver n’importe quelle information en un temps record.

Il existe quelques outils de prise de notes incroyables (et la bonne nouvelle c’est qu’ils sont gratuits, ou disposent d’une version gratuite) :

Et en format papier vous avez évidemment les carnets, planners, agendas, planners, etc.

#3 Les outils de suivi/gestion de projets pour gagner du temps

Marre de ne pas savoir où vous en êtes dans votre planning éditorial ? Dans un projet particulier ? Dans un suivi client ?

Heureusement les outils de gestion de projet sont là pour vous sauvez la vie (et énormément de temps au passage). Il en existe des dizaines, mais les deux que je vous recommande sont :

  • Trello (qu’on ne présente plus)
  • Asana (ultra efficace pour la gestion de projets en équipe)

#4 Augmenter sa productivité sur Internet et ne pas se faire distraire

Un de nos gros (gros) problèmes actuellement, c’est de nous faire distraire constamment par tout et n’importe quoi dès qu’on ouvre un onglet sur internet. On veut se renseigner sur une définition et pouf sans savoir pourquoi voilà une heure qu’on traîne sur Pinterest.

Alors voici quelques outils ninja qui vont vous aider à reprendre le contrôle et à gagner en rapidité :

  • Adblock : pour supprimer une bonne partie des publicités
  • Dashlane : un seul méga mot de passe qui remplace touuuuuus les mots de passe dont vous pouvez avoir besoin
  • Google Drive Offline : extension Chrome pour avoir accès à son Drive même sans connexion internet
  • Stayfocus : instaurer une limite de temps sur certains sites (comme par exemple, au hasard, Facebook)
  • Freedom : application qui bloque l’accès aux sites de votre choix, durant la durée que vous lui indiquez
  • Forest : programmez un temps et regardez l’arbre grandir. Si vous utilisez votre smartphone avant la fin du temps imparti l’arbre meurt (radical mais super efficace).

#5 Mieux gérer ses emails

Les mails nous prennent souvent un temps de dingue. Alors au-delà de l’astuce déjà bien connue de mettre en place des redirections et un système de tri/de réponses automatiques, il existe également des outils qui vous permettent d’optimiser votre boîte mail :

  • Cleanfox : supprimer et se désabonner en un clic de toutes les newsletter que vous ne lisez pas
  • Timyo : ajoute un widget dans vos mails qui précise si vous attendez un réponse, une action ou une simple lecture de la part de votre destinataire, avec la possibilité d’ajouter une deadline

#6 Automatiser ses tâches et ses réseaux sociaux

L’automatisation est un très très bon compromis pour ceux qui n’arrivent pas à tout faire, mais n’ont pas encore passé le cap de déléguer.

Il existe 2 grands mastodontes dans l’automatisation de tâches :

Pour les réseaux sociaux, je vous conseille (si vous ne le faites pas) de programmer tous vos posts à l’avance, histoire de vous libérer du temps et d’être plus productifs le reste de la semaine. Les outils de programmation ne manquent pas, mais de mon côté je vous recommande :

  • Planoly pour Instagram
  • Later pour Instagram également
  • Le planificateur Facebook intégré pour les pages facebook
  • Youtube a également son planificateur intégré
  • Tailwind pour Pinterest
  • Buffer ou Hootsuite pour l’ensemble de ses réseaux sociaux

#7 Savoir exactement ce qu’on fait de son temps

Beaucoup de logiciels permettent aujourd’hui de « minuter » le temps que vous passez sur chaque site, sur l’ordinateur ou par projet (très pratique lorsque vous êtes freelance et bossez sur la base d’un tarif horaire).

  • Toggl : pour savoir le temps prévis passé sur chaque projet/chaque dosier
  • Harvest : même chose que Toggl, plus avancé et adapté au travail d’équipe
  • Rescue Time : analyse le temps que vous passez sur chaque site et vous fait un compte rendu à la fin de la journée

#8 Les autres outils pour augmenter votre productivité

Voici maintenant la liste des outils inclassables mais topissimes à utiliser sans modération :

  • Wetransfer : pour envoyer des fichiers lourds en quelques clics
  • Feedly : voir en un clin d’oeil les derniers articles de vos blogs préférés
  • Pocket : sauvegarder à un seul endroit les contenus qui vous intéressent
  • Canva : pour créer des designs en quelques clics (même quand on y connaît rien)
  • Linktree : pour ajouter plusieurs liens dans votre bio Instagram

SE FORMER À L’ORGANISATION POUR AUGMENTER SA PRODUCTIVITÉ

Bon c’est le quart d’heure promotion, les puristes me pardonneront !

Les amis, votre productivité ne vaut RIEN si vous n’avez pas un bon système d’organisation qui vous permette de savoir vers quoi orienter vos capacités et votre énergie chaque jour.

Imaginez un tuyau d’arrosage percé de dizaines de trous qui fuit dans tous les sens : ça c’est votre productivité sans système d’organisation pour le « driver ». Bouchez les trous et vous obtiendrez un jet d’eau puissant, concentré dans une seule direction.

Alors quel est votre système d’organisation aujourd’hui ? Comment est-ce que vous focalisez votre productivité sur ce qui compte vraiment, ce qui vous fait avancer vers vos objectifs ?

Dans quelques jours, je sors ma nouvelle formation, axée entièrement sur l’organisation, la productivité et la capacité à atteindre ses objectifs (sans sacrifier son équilibre vie pro/vie perso).

Dans cette formation j’enseigne mon propre système d’organisation, que j’ai perfectionné depuis plus de 6 ans. Je l’ai tordu, remanié et modifié pour le rendre adaptable à n’importe quelle activité, n’importe quel business, n’importe quel rythme de vie.

On parle aussi de comment bien définir ses objectifs, vaincre la procrastination, apprendre à prioriser et instaurer de bonnes habitudes.

Si apprendre ce système vous intéresse, n’hésitez pas à rejoindre les Contacts Privés pour être tenus au courant dès sa sortie, ou à revenir faire un tour sur le blog dans la rubrique « Formation » dès le mercredi 22 mai !

Il y aura un prix spécial lancement pendant les premiers jours 🙂


Et voila les petits cookies ! Les meilleurs outils à utiliser au quotidien pour augmenter sa productivité. Quels sont vos préférés ? Est-ce qu’il y en a dont vous ne pourriez pas vous passer ?

6 Comments

  1. Hello, clairement Trello je ne pourrais pas m’en passer. Pour le blog, ma vie pro, mes vacances je l’utilise pour énormément de projet.
    Je teste actuellement le time blocking pour mieux me focaliser sur certaines tâches et ça fonctionne plutôt bien comme je suis distraite facilement depuis que je suis à la maison….

  2. Mais cet article et super comme tout les autres ! Merci d’augmenter la productivité ! Hâte demain 😁😍🌿

  3. Super style, court et direct. Dans les outils de gestion et de suivi il y a Bubble Plan qui est un outil nouveau est vraiment bien en complément de trello je trouve.

    • Hello Delphine, merci beaucoup 😘
      Je ne connais pas du tout Bubble Plan mais je vais jeter un coup d’oeil du coup, merci pour le partage ! 🤗

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