Comment préparer un séminaire : 14 conseils pour réussir et les coulisses de la 3e édition de l’événement The B Show

Aujourd’hui, on va voir comment préparer un séminaire de manière efficace. Organiser un tel événement en présentiel est une expérience unique, à la fois passionnante et exigeante. En effet, vous devez faire les bons choix concernant les conférenciers, la logistique et la communication. Il faut aussi gérer votre budget et tous les détails qui impactent directement la satisfaction des participants. La préparation d’un séminaire implique également de planifier les réunions avec votre équipe, d’anticiper le déroulement étape par étape pour le jour J, etc.

Les 14 conseils pratiques qui suivent sont issus de mon expérience, notamment avec l’organisation de la 3^e édition de mon séminaire business The B Show. Je vais donc vous donner toutes les clés pour réussir votre événement, les erreurs à éviter et les astuces qui font vraiment la différence. Vous découvrirez aussi les coulisses de mon séminaire, chiffres à l’appui. Voici un aperçu du programme qui vous attend : faire appel à une agence événementielle pour optimiser votre budget, adopter la bonne stratégie de vente pour vos places, préparer un topage détaillé pour chaque moment clé, etc. Allez, c’est parti !

1. DÉFINISSEZ DES OBJECTIFS CLAIRS POUR BIEN PRÉPARER UN SÉMINAIRE    

Avant de préparer un séminaire, définissez clairement vos objectifs : 

• Quels types de participants souhaitez-vous réunir ?  
• Quel est le but de cet événement ? 
• Autour de quel fil rouge va s’articuler l’ensemble des conférences et des ateliers ?  

Prenez le temps de répondre à ces questions pour ensuite vous assurer de concevoir un séminaire en présentiel qui correspond à votre vision et vos valeurs.

Voici un exemple avec la 3^e édition de mon séminaire business : 

• La cible → Des entrepreneurs. 
• Les objectifs → Retranscrire tout l’univers et les valeurs de TheBBoost en présentiel, tout en offrant aux participants une expérience unique qui mêle des conférences, des ateliers business et du networking.  
• Le thème central → Générer un maximum de transformations autour du verbe « oser » pour passer à l’action : oser se montrer, démarcher, trouver des clients, pratiquer les bons tarifs, networker, déclencher des opportunités, etc.

2. COLLABOREZ AVEC UNE AGENCE ÉVÉNEMENTIELLE POUR OPTIMISER VOTRE BUDGET

Préparer un séminaire demande une grande dose d’organisation. C’est pourquoi je vous conseille fortement de faire appel à : 

• Votre équipe, si vous en avez une au sein de votre business. 
• Une agence événementielle spécialisée.

Et pour tous ceux qui se disent « faire appel à une agence événementielle, c’est beaucoup trop cher », oui bien sûr, ça représente un coût. Mais l’énorme avantage, c’est que ces professionnels négocient chaque poste de dépenses, grâce à leurs contacts : la salle, le traiteur, les imprimeurs pour les goodies, etc. 

Au final, tout ce travail de négociation et d’optimisation de votre budget, avec des réductions et des avantages supplémentaires, compense souvent le coût de l’agence. 

Et puis, préparer un séminaire avec une agence événementielle, c’est réduire à la fois vos dépenses en même temps que votre stress et votre charge mentale. En effet, le jour J ces experts prennent le relais et gèrent un maximum de tâches à votre place !

En ce qui me concerne, pour la préparation de mon séminaire business, je me suis entourée de :

• Ma merveilleuse équipe (encore merci à vous toutes 🫶🏻).
• L’agence événementielle « Madame Events », spécialisée dans la conception de séminaires business pour entrepreneurs. C’est cette même agence qui m’avait accompagné pour les deux premières éditions de mon événement en présentiel.

3. ORGANISEZ DES POINTS RÉGULIERS AVEC VOS ÉQUIPES 

Préparer un séminaire se fait sur le long terme. Il est donc essentiel de planifier des points réguliers avec votre équipe et l’agence événementielle qui vous accompagne. 

Une réunion tous les quinze jours vous permet de faire le point sur : 

• L’avancée des tâches à réaliser.
• Les nouveautés.
• Les priorités.
• Les imprévus, etc.

Pour suivre votre projet efficacement, vous pouvez utiliser des outils comme Google Sheet ou ClickUp. 

Et pour gagner du temps, n’hésitez pas à réutiliser votre suivi de projet d’une édition à l’autre, si vous organisez des séminaires au fil des années. 

4. ANTICIPEZ LES ÉVENTUELLES PERTES LIÉES À LA PRÉPARATION D’UN SÉMINAIRE

Préparer un séminaire, c’est prévoir son budget avec une marge pour anticiper les pertes.

Eh oui, même avec des places vendues plusieurs centaines d’euros, ce type d’événement en présentiel reste rarement rentable et c’est normal 😉. 

L’objectif premier d’un séminaire n’est pas de générer du profit, mais de créer de la valeur et une expérience inoubliable pour les participants.

Pour vous donner un ordre d’idée, voici le budget et les pertes liées aux différentes éditions de notre séminaire business : 

• Éditions 2022 et 2023 → Environ 170 000 euros de budget et entre 60 000 euros et 80 000 euros de pertes. 
• Éditions 2025 → Environ 145 000 euros de budget et 40 000 euros de pertes.

Pour ma part, j’assume et j’anticipe le fait que mon séminaire génère une perte financière, car je refuse de sacrifier la qualité de l’expérience. 

Cependant, lors de notre prochain événement dans deux ans, je vais peut-être miser sur certains leviers pour équilibrer le budget, comme la vente sur place d’un produit ou d’une formation.

5. RÉSERVEZ VOTRE SALLE AU BON MOMENT

Quand vous vous lancez dans la préparation d’un séminaire, pensez le plus tôt possible à choisir puis à réserver la salle qui accueillera vos participants. 

Anticiper vous permet d’éviter les déceptions et d’avoir un lieu qui correspond vraiment à vos besoins. 

De notre côté, on a commencé l’organisation de notre séminaire en avril, soit 6 mois avant le jour J. On a réservé immédiatement notre salle, car à Paris intramuros, les meilleures adresses partent extrêmement vite !  

Voici les deux formules qui étaient proposées pour notre séminaire :

• La formule classique → Deux journées complètes avec l’ensemble des participants, clôturées par une « champagne and cupcakes party » 🥂.
• La formule VIP réservée à une quarantaine de participants → Elle comprenait les deux journées du séminaire avec un pass coupe-fil, des places aux premiers rangs et une troisième journée exclusive sous forme de mastermind. 

C’était notre 3^e édition dans cette salle, et on a eu la chance d’avoir l’accès à un rooftop offert pour la journée VIP supplémentaire 😊. Le reste restait évidemment à notre charge : traiteur, régie, sécurité, etc.  

Plusieurs amis entrepreneurs de haut niveau sont intervenus en tant que mentors lors de cette journée. Chaque table de huit participants a donc eu l’opportunité d’échanger directement avec ces mentors et de bénéficier de retours personnalisés sur leurs business.

Plutôt que d’animer seule, j’étais entourée d’experts aux visions et expériences variées, ce qui a littéralement multiplié la valeur de cette journée.

6. SOIGNEZ LE CHOIX DU TRAITEUR POUR OFFRIR UNE EXPÉRIENCE DE QUALITÉ AUX PARTICIPANTS 

Parmi les petits détails qui n’en sont pas… J’ai nommé le traiteur ! Sachez qu’à la base, j’ai un diplôme d’assistante de production dans le cinéma. Et la première règle qu’on apprend, c’est que la nourriture, c’est sacré 😁.

Sur un tournage, si les gens mangent mal, ils sont de mauvaise humeur et ne parlent que de ça. Eh bien, c’est pareil pour un séminaire ! Si la nourriture est bonne, les participants profitent pleinement de l’événement. Si elle est mauvaise, ils ne parlent que de ça, même si le reste est de qualité. 

Alors, prêtez attention au choix du traiteur, à la qualité et à la quantité de nourriture que vous proposez.

Pour notre séminaire, on a repris le traiteur des éditions précédentes, celui de la salle qu’on a loué. Tout s’est très bien passé, sauf un petit couac le premier jour : le buffet a été dévalisé en 20 minutes !

On avait pourtant prévu large : de quoi nourrir 280 personnes pour 250 inscrits, mais visiblement, vous aviez très faim ce jour-là 😅.

On a donc ajusté dès le lendemain. Plutôt que de tout disposer d’un coup, le traiteur a étalé le service au fur et à mesure. Résultat : tout le monde a pu manger à sa faim et profiter pleinement du séminaire.

7. RECHERCHEZ DES SPONSORS ET UNE COUVERTURE MÉDIATIQUE POUR RENFORCER L’IMPACT DE VOTRE ÉVÉNEMENT EN PRÉSENTIEL

Lorsque vous préparez un séminaire, pensez dès le départ à rechercher des sponsors et à solliciter les médias pour qu’ils couvrent votre événement. 

Pour gagner du temps, créez des templates et des communiqués de presse que vous pourrez réutiliser d’un partenaire à un autre.

Croyez-moi, plus vous anticipez ces démarches, meilleurs seront les résultats ! De notre côté, on a commencé un peu trop tard cette étape pour cette édition 😬.

8. ANNONCEZ VOS INTERVENANTS AU BON MOMENT POUR SUSCITER L’INTÉRÊT ET MAXIMISER LES VENTES

Lors de la préparation d’un séminaire, il faut bien sûr sélectionner vos conférenciers avec soins. Et pensez absolument à les booker le plus tôt possible pour : 

• Augmenter vos chances d’avoir les personnalités qui vous intéressent et qui apportent le plus de valeur aux participants.
• Permettre aux conférenciers de communiquer auprès de leur audience sur leur présence en tant que speaker lors de votre événement. 
• Vendre plus facilement vos places 💰.

Ne commettez pas l’erreur que j’ai faite en lançant les ventes avant d’avoir pu annoncer la totalité des intervenants 🙈. Je voulais gérer moi-même la prise de contact avec les conférenciers, ce qui a engendré du retard. Résultat : on a vendu 250 places sur les 300 disponibles.

9. ANIMEZ VOTRE SÉMINAIRE AVEC DES JEUX ET DES RÉCOMPENSES 

Vous pouvez préparer un séminaire en intégrant des jeux avec des lots à gagner pour motiver les participants.

Pour vous donner un exemple, on a mis en place un Bingo du networking pour rendre ces moments plus interactifs. Chaque participant intéressé recevait une grille avec huit défis à relever pendant la session : 

• Rencontrer quelqu’un du même secteur d’activité.
• Prendre un selfie avec une personne inconnue.
• Faire une recommandation business, etc.

Ceux qui complétaient leur grille gagnaient trois mois d’abonnement à ma communauté VIBE.

J’avoue que j’avais un peu peur que l’idée paraisse « enfantine », mais l’accueil a été incroyable : beaucoup de participants ont joué le jeu, et ceux qui préféraient discuter librement se sont sentis totalement libres de le faire. Résultat : une ambiance ultra conviviale et des échanges naturels.

10. PRÉVOYEZ UNE SALLE DE REPOS POUR LE CONFORT DES PARTICIPANTS

Si possible, prévoyez une salle de repos pour celles et ceux qui ont besoin de souffler un peu entre deux conférences ou après un trop-plein d’émotions.

Un petit espace calme, tamisé et isolé suffit pour créer un véritable cocon de tranquillité au milieu de l’effervescence de votre séminaire.

Je vous assure que chaque année, on reçoit des commentaires de participants qui apprécient beaucoup cette initiative.

11. PRÉPAREZ UN TOPAGE DÉTAILLÉ POUR ORGANISER CHAQUE MOMENT CLÉ DE VOTRE SÉMINAIRE

Le topage permet d’anticiper tout le déroulement de votre séminaire. Imaginez ce document comme un énorme tableau qui détaille tout ce qui va se passer le jour J :

• Quel intervenant va monter sur scène.
• Combien de micros sont nécessaires. 
• Quelle musique doit être lancée.
• Quel type d’éclairage est attendu à ce moment précis. 
• Quelle slide doit être projetée à l’écran, etc. 

Vous pouvez utiliser un Google Sheet pour élaborer ce fichier et le transmettre à la régie, c’est-à-dire aux personnes en charge de l’image, de la vidéo, du son et des lumières, afin qu’elles sachent exactement quoi faire à chaque instant.

Eh oui, si vous êtes sur scène comme moi, il vous sera impossible de tout gérer et contrôler vous-même.

D’ailleurs, lors de mon séminaire business, Alexia, mon bras droit, était préposée à la régie. Elle était littéralement assise avec les techniciens au fond de la salle pour superviser le projet et s’assurer que tout se déroule au mieux 👀.

12. ÉLABOREZ UNE STRATÉGIE DE VENTE EFFICACE POUR VOS PLACES 

Early Bird et plein tarif

Préparer un séminaire, c’est aussi définir la meilleure stratégie de vente pour maximiser le nombre de participants. Vous pouvez, par exemple : 

• Commencer par un tarif de lancement Early Bird → Cette technique marketing consiste à proposer un tarif réduit pendant une durée définie. Vous pouvez même d’abord ouvrir ces ventes pendant 48 heures uniquement aux personnes inscrites sur la liste d’attente de votre événement 😉. 
• Fermer ensuite les ventes durant une à deux semaines.
• Rouvrir les ventes durant environ un mois avec un tarif avantageux, mais moins bas que le Early Bird.
• Proposer enfin le tarif plein jusqu’à la fermeture définitive des ventes.

Souvent, pour vendre un événement en présentiel, on recommande une stratégie par phases : ouvrir, fermer, rouvrir, avec une augmentation progressive des tarifs. Certains organisateurs terminent même avec des réductions très importantes de -50 % à -70 % sur les dernières places pour remplir la salle.

Je comprends évidemment la logique marketing et le besoin de rentabiliser un événement, mais en termes d’expérience client, ce n’est pas une pratique qui me correspond.

Je trouve que récompenser ceux qui achètent tôt est plus cohérent que d’avantager les derniers inscrits. 

Pour mon séminaire business, voici notre stratégie de vente : 

• Tarif Early Bird sur 3 semaines en juin, avec les 48 premières heures réservées aux personnes inscrites sur la liste d’attente → Tarif réduit à 347 euros pour la formule deux jours et 797 euros pour la formule VIP. Résultat : toutes les places VIP ont été vendues en moins de 3 jours et environ 100 places de la formule deux jours ont été réservées pendant cette période.
• Fermeture des ventes durant deux semaines.
• Réouverture en tarif summer en août, avec 50 euros de réduction.
• Plein tarif à partir de début septembre jusqu’à quelques jours avant l’événement. 

Communication 

Préparer un séminaire implique également de mettre en place une stratégie de communication pour accompagner vos ventes. Vous pouvez utiliser :

• Vos réseaux sociaux.
• Votre podcast ou votre chaîne YouTube (ex. Introduction annonçant votre séminaire au début de chaque épisode ou vidéo).
• Vos articles de blog.

Pour ma part, je trouve que je n’ai pas assez communiqué autour de mon séminaire cette année. C’est un point à améliorer pour la prochaine édition ! 

Jeu-concours  

Pour booster vos ventes, vous pouvez organiser un jeu-concours. Par exemple, au milieu de la période de vente, invitez les personnes déjà inscrites à partager une story sur leurs réseaux en vous identifiant et en annonçant leur participation au séminaire.

En échange, proposez un tirage au sort pour gagner un coaching (comme moi) ou un autre lot attractif. Cette opération est un excellent moyen de gagner en visibilité et de générer de nouvelles ventes.

Pour nous, ce jeu-concours a très bien fonctionné et a permis de vendre une dizaine de places supplémentaires 🥳.

13. RECUEILLEZ LE RETOUR DES PARTICIPANTS AVEC UN QUESTIONNAIRE DE SATISFACTION 

Prévoyez d’envoyer un questionnaire de satisfaction à l’ensemble des participants quelques jours après votre séminaire. Dans ce questionnaire, demandez-leur d’évaluer :

• L’organisation générale du séminaire.
• Les interventions des conférenciers.
• Les moments de networking.
• La qualité du traiteur, etc.

L’objectif est de recueillir des retours concrets pour analyser ce qui a fonctionné et identifier les pistes d’amélioration pour vos prochaines éditions.

Pour mon séminaire business, on a atteint cette année la note de 9,2/10 pour les deux journées principales et 9,8/10 pour la journée VIP 😊. Ça montre à quel point les retours des participants sont précieux pour optimiser l’expérience.

14. ACCEPTEZ LES IMPRÉVUS EN TANT QU’ORGANISATEUR 

Préparer un séminaire du mieux possible est essentiel, mais sachez qu’il y aura toujours des imprévus et quelques petits couacs.

Voici quelques exemples tirés de mon dernier séminaire : 

• On a proposé un bonus limité dans le temps sous forme d’un outil de travail à utiliser avant, pendant et après le séminaire, et réutilisable pour tous les événements en présentiel. Ce bonus était offert aux participants qui réservaient avant une date précise. Finalement, cette stratégie de vente n’a pas été aussi efficace que prévu.
• On a collaboré avec des prestataires en charge des goodies peu réactifs, qui ont pris du retard et ont tenté de facturer des frais de livraison exorbitants.  
• J’aurais aimé réussir à réduire encore plus le stress et la charge mentale de mon équipe. 
• Certaines slides ne se sont pas lancé au moment prévu le jour J, etc. 

Sur un événement de cette ampleur, avec autant d’organisation, de participants et d’intervenants, il est tout à fait normal que tout ne se déroule pas parfaitement.

À vous de travailler sur votre mindset d’entrepreneur et d’organisateur pour vivre au mieux toute cette préparation et ces imprévus. Pour ça, voici quelques petits conseils : 

• Prenez soin de votre sommeil et de votre alimentation dans les semaines précédant le séminaire. 
• Dédramatisez les enjeux liés à votre événement, comme l’image que vous renvoyez sur scène ou votre besoin de performance (croyez-moi, je sais de quoi je parle 😁).

Pour ma part, les deux premières éditions de mon séminaire ont généré beaucoup de stress et d’anxiété, au point de parfois tomber dans les pommes durant la période de préparation. 

Cette année, la transformation a été radicale ! J’ai très bien vécu The B Show et toute son organisation. J’ai seulement stressé la veille de l’événement et la demi-heure avant de monter sur scène. Le jour J, j’étais détendue, et je crois que ça s’est vu sur scène 😊.