Le guide de la structuration d’entreprise

06 Nov 2023

Aujourd’hui, on va parler de structuration d’entreprise. Parce qu’en tant qu’entrepreneur, vous n’avez pas les mêmes besoins en termes d’organisation et de fonctionnement général selon le chiffre d’affaires que vous générez. Vous allez voir que si structurer un business permet d’accompagner sa croissance, mettre en place des process et des outils prématurément peut au contraire ralentir le développement de votre entreprise. 

Après avoir vu ce que représente la structuration d’entreprise, vous découvrirez les 3 raisons pour lesquelles beaucoup d’entrepreneurs structurent trop vite leur business. Ensuite, on passera en revue les différents impacts positifs et négatifs liés au fait de structurer votre activité. Puis, vous verrez à quel moment de votre développement entamer votre structuration d’entreprise. Et enfin, je vous donnerais 6 questions à vous poser pour savoir si vous avez structuré votre business de façon optimale et dans les temps.     

QU’EST-CE QUE LA STRUCTURATION D’ENTREPRISE ?

La structuration d’entreprise représente :  

  • L’ensemble de vos process, de votre organisation et de vos réflexions en matière de fonctionnement au sein de votre business.   
  • Les outils que vous utilisez au quotidien. 
  • Votre management d’équipe (salariés, prestataires, etc.).  

LES RAISONS POUR LESQUELLES LES ENTREPRENEURS STRUCTURENT TROP VITE LEUR BUSINESS 

La généralisation de la structuration d’entreprise 

Beaucoup d’entrepreneurs structurent leur entreprise trop vite et passent à côté des phases d’itération, de récolte de retours clients, etc. Une des raisons qui expliquent cette précipitation résulte du fait de la généralisation de la structuration d’entreprise. En d’autres mots : on nous en parle partout, tout le temps, dans les contenus que l’on consomme, dans les conversations entre entrepreneurs, etc.  

La procrastination active

La deuxième raison pour laquelle on a tendance à structurer beaucoup trop vite son business est la procrastination active. Eh oui, car organiser, créer de beaux process, acheter plein d’outils différents, etc. fait moins peur et est beaucoup plus plaisant que de : prospecter, vendre, analyser ses retours clients, se confronter au marché, optimiser ses produits et/ou ses services, etc. 

La structuration d’entreprise permet souvent d’éviter les tâches qui vont réellement faire avancer votre business ! D’ailleurs, j’ai entendu tellement de fois en tant que coach : « mon business ne décolle pas, donc je vais tout restructurer et tout réorganiser ». Ne faites pas cette erreur ! Si votre entreprise ne décolle pas, ce n’est pas par manque de structure, mais parce que soit : 

  • Vous ne savez pas vendre votre produit.
  • Vous n’avez pas créé la bonne offre.
  • Votre marketing ou votre communication n’est pas adapté à votre client idéal.  

La comparaison 

La dernière raison pour laquelle vous pouvez avoir tendance à structurer trop vite votre business est que vous vous comparez à d’autres entrepreneurs aux business plus avancés que le vôtre. 

Et vous connaissez certainement cet adage qui dit qu’on ne compare jamais son chapitre 1 au chapitre 42 de quelqu’un d’autre 😉. La structure d’un business très évolué n’est pas la structure que vous devez adopter si vous débutez votre activité.

Il est contre-productif de vouloir avoir les mêmes réflexes qu’un entrepreneur qui fait un million d’euros de chiffre d’affaires si vous générez 10 000 euros par an. 

En effet, les habitudes de cet entrepreneur dont le business décolle sont nocives pour vous (et l’inverse est vrai), car à ce niveau la majorité de ses journées va être dédiée à manager son équipe, réfléchir à sa vision de CEO d’entreprise, etc. Et de votre côté, la majorité de votre temps doit consister à trouver vos premiers clients, augmenter votre chiffre d’affaires, être dans l’opérationnel pour comprendre ce qui fonctionne bien et moins bien, comprendre les besoins de votre client idéal, de votre marché, etc.   

LES EFFETS DE LA STRUCTURATION D’ENTREPRISE

La structuration accompagne le développement de votre entreprise

Votre entreprise ne peut pas évoluer sans structure. Par exemple, si vous attirez 20 nouveaux clients en l’espace de quelques jours, le fait d’avoir un process et des automatisations en termes de facturation permet de : 

  • Vous faire gagner du temps.
  • Fluidifier l’expérience client.
  • Recevoir de meilleurs retours clients.
  • Augmenter le taux de satisfaction, etc.

La structuration est la colonne vertébrale de votre business

La structuration d’entreprise offre un socle et une stabilité à votre business. Par exemple, connaître vos chiffres en matière de coûts et de dépenses vous permet de prendre de bonnes décisions stratégiques en termes d’investissement : combien investir et dans quels types d’actions (publicité, nouveaux outils, recrutement, etc.). 

La structuration ralentit dans un premier temps la croissance de votre entreprise

La structuration d’entreprise accompagne votre croissance, mais elle la ralentit également ! (ce qui n’est pas forcément négatif) Par exemple, lorsque vous avez une équipe, des tâches que vous réalisiez seul auparavant peuvent parfois prendre plus de temps, car la délégation vous demande : 

  • De trouver la personne à qui déléguer la tâche.
  • De briefer le professionnel sur vos attentes.
  • D’attendre que vos prestataires ou vos salariés exécutent la mission, car ils ont d’autres clients ou d’autres tâches à réaliser en parallèle.
  • De veiller à la bonne coordination de la tâche entre les membres de l’équipe (lorsque plusieurs personnes sont amenées à travailler dessus).
  • De valider le travail effectué. 

Commencer à recruter, c’est passer moins de temps à créer directement et rapidement pour votre business. Plus vous ajoutez de facteurs, d’outils, d’étapes, plus le tout ralentit dans un premier temps votre business. 

Pour autant, la structuration et donc la délégation accompagnent aussi votre développement, car arrive un moment où vous ne pouvez plus tout faire seul. 

La structuration d’entreprise entraîne des pertes et alourdit vos coûts

Structurer trop vite tue votre business ! Eh oui, car au début la structuration d’entreprise entraîne inévitablement des pertes, en termes de rapidité d’exécution (comme on l’a vu juste avant), mais également en termes de coûts financiers : achat de nouveaux outils, frais liés au recrutement, etc.

La structuration ne fera pas décoller votre business ! 

Ce n’est pas la structuration d’entreprise qui fera décoller votre chiffre d’affaires. Votre croissance est liée à vos efforts de ventes, votre stratégie marketing et votre communication

Même la satisfaction client n’impacte pas directement la croissance de votre business, car, pour avoir des retours positifs ou négatifs, il faut avant tout vendre 😉. La structure représente donc le soutien dont vous avez besoin le jour où votre business va décoller. 

Finalement la structuration d’entreprise peut être comparée à nos évolutions en termes d’âge et de logement. Je m’explique : 

  • Étudiant → Studio.
  • Entrée dans la vie professionnelle → Petit appartement.
  • Vie de famille → Appartement ou maison. 
  • Entrepreneur super riche (parce qu’on va tous devenir super riches ici 😄) → Château !

Vous êtes d’accord que si vous passez directement d’un studio à un château avec les finances d’un étudiant, le risque est de vous retrouver avec des coûts exorbitants que vous n’avez pas vus venir en termes d’assurance, d’entretien, etc.

Donc, la logique est la même avec l’avancée en business et la structuration d’entreprise. C’est normal que votre business actuel n’ait pas encore la structure d’un château de la Loire 😉.

QUAND STRUCTURER VOTRE ENTREPRISE ? 

Attendez d’avoir des retours clients avant de structurer votre business 

Confrontez-vous au marché avant de structurer votre entreprise. Il ne sert à rien de mettre en place et d’investir dans un super process d’onboarding automatisé pour vos clients alors que vous n’avez eu qu’un seul et unique client depuis le début de votre activité. Le risque est de commencer à prendre des tonnes de clients d’un coup et de vous rendre compte que votre process n’est pas le bon, car il y a plein d’étapes nécessaires dans le parcours client que vous n’avez pas anticipé. 

Cette situation est normale, car vous ne pouvez pas penser à tout sans mettre les mains dans le cambouis et sans expérimenter sur le terrain, face à vos clients. Vouloir structurer trop vite, c’est risquer de perdre du temps, de l’argent et de construire une offre, un produit ou un service qui n’est pas 100 % adapté à votre marché.   

Structurez votre entreprise après un palier de forte croissance 

Votre business évolue par paliers de croissance, entrecoupé de période de stagnation. Et chacune de vos phases de structuration d’entreprise doit intervenir après un palier de forte croissance. 

Pour résumer, voici le processus d’une structuration d’entreprise :  

  • Mettez en place des stratégies de vente, de marketing et de communication pour faire décoller votre business.
  • Après votre premier palier de forte croissance, profitez d’une période d’accalmie pour entamer une phase de structuration (réflexion sur vos différentes stratégies, mise en place d’outils, d’automatisation, de délégation, de procédures, etc.).
  • Appliquez vos nouvelles stratégies de ventes, de marketing, etc. en attendant le prochain palier de croissance, etc. 

Souvenez-vous que la structure d’entreprise se fait en réaction et non pas en anticipation !

Il vaut mieux structurer un business en réaction à une forte période de croissance plutôt qu’en anticipation d’un futur développement. 

Anticiper une croissance en structurant d’une certaine manière est la meilleure manière de vous créer des problèmes là où il n’y en a pas ! Vous risquez de simplement construire une machine potentiellement bien trop grosse pour vous. 

Gardez en tête que vous devez structurer votre business en fonction de vos besoins actuels et non pas en fonction de besoins dans 3 ans !  

LES 6 QUESTIONS À VOUS POSER POUR SAVOIR SI VOUS AVEZ CORRECTEMENT STRUCTURÉ VOTRE BUSINESS  

1. Quels sont vos coûts par rapport à vos revenus ?

Vous avez des besoins différents en fonction de votre type de business. Je ne peux donc pas vous donner de recette miracle en mode « recrutez un bras droit dès que vous générez plus de 100 000 euros de chiffre d’affaires ». 

Par contre, pour savoir si vous avez structuré votre business au bon moment et de la bonne façon, commencez par calculer vos coûts par rapport à vos revenus. 

Spoiler alerte : le résultat ne doit pas être de zéro ! Si vous générez 3 000 euros de chiffre d’affaires et que vous dépensez 3 000 euros en outils, impôts, charges, prestataires, etc., ce n’est évidemment pas viable pour développer votre entreprise. 

2. Trouvez-vous que tout prend trop de temps avec votre organisation actuelle ?

Si lorsque vous regardez le fonctionnement global de votre business vous vous apercevez que beaucoup de tâches prennent trop de temps, c’est que vous avez certainement structuré votre entreprise trop tôt. Vous avez probablement construit des systèmes et des process qui vous enferment dans une cage dorée et qui finalement vous fait perdre du temps.

3. Avez-vous mis en place des éléments de structure pour pallier des difficultés ?  

Est-ce que les éléments de structure de votre business (équipe, outils, etc.) ont été mis en place pour résoudre des problèmes qui étaient présents dans votre entreprise ? Ou l’avez-vous fait uniquement parce que vous avez entendu que c’est ce qu’il fallait faire ?

Si vous avez recruté un assistant juste parce qu’on vous a dit que c’était cool ou parce que vous avez peur de mettre le nez dans votre stratégie d’entreprise, ce n’est pas une bonne solution 😉.  

4. À quel niveau de business vous situez-vous ? 

Pour savoir à quel niveau de business vous vous situez, souvenez-vous de la comparaison avec les différents types de logements en fonction de notre évolution dans la vie ! Alors, êtes-vous dans un studio, un appartement ou un château ? Ensuite, analysez si vous avez réellement besoin de structuration d’entreprise ou non en fonction de votre niveau. 

5. Avez-vous réalisé un audit de vos équipes et de vos outils ?

Pensez à réaliser un audit de vos équipes et de vos outils. Chaque outil et chaque professionnel dans votre équipe doit vous faire gagner du temps, de l’argent ou de la charge mentale (l’idéal étant de cumuler les 3). Si ce n’est pas le cas, alors c’est que vous n’avez pas besoin de ces éléments ou de ces professionnels dans votre business.

6. Avez-vous la bonne place dans votre business en tant que chef d’entreprise ? 

Analysez si vous avez actuellement le rôle qui vous permet de créer de la valeur dans votre entreprise. En fonction de l’évolution de la taille de votre business, les pourcentages de répartition des tâches et du temps passé sur chacune d’entre elles évoluent. Je distingue 3 casquettes dans le rôle de chef d’entreprise :

  • Le rôle opérationnel → Vous devez passer le plus de temps dans ce rôle au début de votre business. 
  • Le rôle du manager et chef de projet → Vous devez passer le plus de temps dans ce rôle lorsque votre business commence à se développer.
  • Le rôle de CEO et de visionnaire → Lorsque votre entreprise connaît une très forte croissance, c’est dans ce rôle que vous devez passer le plus de temps pour créer de la valeur.   

Retenez que l’équilibre d’un business ne peut pas exister sans déséquilibre ! Et il en est de même pour votre structuration d’entreprise. Ce processus n’est pas arrêté dans le temps, il évolue et s’ajuste en permanence au fur et à mesure de la croissance de votre business. Vous devez réussir à trouver un équilibre entre votre bien-être en tant qu’entrepreneur et ce dont votre entreprise a besoin pour évoluer au niveau supérieur. Et pour finir, voici 3 actions à mener pour optimiser votre structuration d’entreprise si vous n’avez pas encore trouvé le bon équilibre : supprimez des outils ou intégrez-en, replongez-vous dans l’opérationnel ou déléguez plus de tâches et enfin, séparez-vous de certains membres de votre équipe ou recrutez davantage ! Et si vous cherchez le système complet pour booster votre business, inscrivez-vous à la liste d’attente de mon programme de formation la BSB Académie.    

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