Aujourd’hui, on va plonger dans le thème du process de recrutement. Vous avez été nombreux à me demander comment recruter les membres d’une équipe, sur quels critères, etc. Depuis le deuxième lancement de la BSB Académie, mon entreprise Thebboost se développe à grande échelle. Du coup, on a eu besoin de créer un processus de recrutement pour constituer une plus grande équipe.
Vous allez pouvoir découvrir les étapes pour créer un process de recrutement efficace. Vous allez comprendre l’importance de clarifier votre recherche de candidats. Je vous donnerai des conseils pour présélectionner votre futur collaborateur et organiser facilement des entretiens. Vous verrez comment accueillir au mieux ce nouveau professionnel et je vous dévoilerai, en bonus, le process d’onboarding de TheBBoost !
COMMENT CRÉER UN PROCESS DE RECRUTEMENT ?
Repérez le bon moment pour déléguer et créez votre process de recrutement.
Sachez qu’il est tout à fait possible de mettre en place un processus de recrutement efficace, même si, comme Sonia ma business manager et moi, vous n’avez pas de formation en ressources humaines, gestion ou management.
Pour créer un process de recrutement :
- Commencez par lire quelques articles/livres au sujet du recrutement (vous êtes au bon endroit 😉).
- Servez-vous de l’ensemble de vos apprentissages et expériences passés.
- Demandez-vous ce que vous aimeriez vivre comme processus de recrutement, si vous étiez à la place des candidats.
- Questionnez-vous sur ce que vous désirez vivre en tant que propre membre de votre équipe/recruteur.
- Prenez plaisir et créez un processus de recrutement et d’onboarding qui vous ressemble.
- N’hésitez pas à reproduire les pratiques de vos business friends !
- Enfin, faites confiance à votre instinct !
Pour ma part, je me suis inspirée des méthodes d’entrepreneurs qui m’entourent :
- Romain Collignon a eu la gentillesse de me partager une fiche de poste.
- Robin et Hamza, des entreprises Scale X et La bible du VTC, recrutent par questionnaire. J’ai adopté leur méthode.
Jusqu’ici, je n’ai jamais eu besoin de mettre en place un process de recrutement. Dès que j’avais un nouveau besoin dans mon business, des professionnels me contactaient par démarchage ou sur les réseaux sociaux, pour me proposer leurs services (loi de l’attraction, quand tu nous tiens !).
LA DIFFÉRENCE ENTRE MEMBRES DE L’ÉQUIPE ET PRESTATAIRES
Je fais une vraie distinction entre les prestataires et les membres de mon équipe. Cette différence n’est pas juridique, car il n’y a pas encore de salariés chez TheBBoost (mais ça ne saurait tarder 🤗).
Les prestataires sont les personnes qui interviennent de manière temporaire et parfois même régulière dans l’équipe, mais pas au quotidien.
Les membres de mon équipe (coucou Sonia, Chloé et Nolwen 👋) sont les personnes avec qui j’échange tous les jours afin de construire des projets pour mon business.
Le process de recrutement que j’ai mis en place avec Sonia, mon bras droit, a pour but de recruter une personne a un poste clé, que j’appelle, le responsable 3C : Customer et Community Care (pôle communauté et service client).
Je ne souhaite pas avoir un prestataire pour cette mission qui correspond à une des valeurs phares de mon entreprise. Mon objectif est de créer une espèce de trio à la tête de TheBBoost : Sonia, qui gère les projets au quotidien, le responsable 3C, et moi, la grande manitou qui gère la vision stratégique du business 😁
Vous l’avez donc compris, les conseils concernant le process de recrutement que je vous partage aujourd’hui, sont destinés à embaucher un nouveau membre dans une équipe et non pas un prestataire.
LA CLARIFICATION DE LA RECHERCHE DE CANDIDATS
Le pourquoi de l’embauche
Ne vous contentez pas de vous dire « j’ai besoin d’un assistant parce que je me sens débordé ».
Clarifiez votre recherche de candidat en vous posant les questions suivantes :
- Pourquoi est-ce que vous souhaitez embaucher un nouveau membre dans votre équipe ?
- Quelle mission précise voulez-vous confier à ce nouveau collaborateur ?
- Quelle est la liste exhaustive des tâches qu’il devra accomplir ?
- Quelles sont les éventuelles évolutions de ce poste en fonction de la vision que vous avez de votre entreprise ?
En ce qui concerne TheBBoost, le pôle communauté et service client sera certainement composé, à l’avenir, de plusieurs personnes. J’ai donc besoin de recruter un professionnel qui a des compétences dans le customer care, mais qui démontre aussi un intérêt pour le management. Il me serait inutile de prendre un candidat expert en customer care, mais qui déteste le management.
La liste des attentes à 30 jours et à 90 jours
Listez vos attentes et vos objectifs pour votre nouvelle recrue, à 30 jours et à 90 jours.
Qu’est-ce que cette personne doit pouvoir faire dans votre entreprise au bout de 3 mois ?
Fixez des objectifs extrêmement clairs pour vous, mais aussi pour votre collaborateur. Cette personne doit connaître ce que vous attendez d’elle et ses futures missions.
La liste des hard skills et des soft skills
Faites la liste des hard skills (savoir-faire) et des soft skills (savoir-être).
Les hard skills correspondent à toutes les compétences techniques. Les soft skills sont plutôt les qualités humaines que vous recherchez chez un futur collaborateur (chez TheBBoost, on veut de la bienveillance, de l’écoute, du travail d’équipe et de la bonne humeur, évidemment 🙂).
LA BONNE TECHNIQUE POUR ATTIRER DES CANDIDATS
La diffusion de la fiche de poste
La fiche de poste découle directement des premières questions que vous vous êtes posées en entamant votre process de recrutement.
À cette étape, vous pouvez créer une page sur votre site Internet pour tout récapituler :
- Les valeurs de votre entreprise.
- La description du poste.
- Le professionnel que vous recherchez.
- Les missions, valeurs, compétences, hard skills, soft skills, évolutions du job, la rémunération, etc.
Ce n’est pas une page de vente ! Il faut que vos informations soient exhaustives.
Pour diffuser votre fiche de poste, vous pouvez aussi vous servir de vos réseaux sociaux et de votre mailing list (à travers votre newsletter).
Chez TheBBoost, on a reçu environ 190 candidatures en très peu de temps, avec ces techniques.
L’expérience et l’automatisation dans le process de recrutement
Une fois que les futurs candidats ont lu votre fiche de poste, vous pouvez leur permettre de passer un questionnaire.
Ce process de recrutement interactif est simple et efficace. Il vous permet de gagner du temps et de l’énergie.
Le questionnaire qu’on utilise chez TheBBoost comprend environ 30 questions, avec :
- Des mises en situation ; réponses à des emails clients, imagination de process pour gérer les paiements échoués au sein de mes programmes, etc.
- Quelques questions insolites 😁 qui nous permettent de connaître un peu mieux la personnalité du candidat ; « quelle est votre série préférée ? », « quel est votre GIF préféré ? » ou « quel livre a changé votre vie ? ».
Pour gagner du temps, pensez à automatiser votre processus de recrutement :
- Mettez en place un bouton sur la page de la fiche de poste, permettant d’arriver au questionnaire.
- Transférez les réponses du questionnaire directement dans un Google Sheet.
- Ajoutez automatiquement les coordonnées de la personne à votre autorépondeur, pour pouvoir adresser une réponse à tous les candidats (sans avoir à le faire manuellement !).
Pas de CV, lettre de motivation, ni photo
Selon moi, il n’est pas nécessaire de demander un CV ou une lettre de motivation. Ces documents peuvent raconter tout et n’importe quoi. Par contre, un questionnaire permet d’en apprendre plus sur les hard skills et soft skills du candidat.
Vous le savez, en entrepreneuriat les diplômes ne veulent pas dire grand-chose. C’est très rare de croiser un entrepreneur qui a des certifications dans le domaine dans lequel il entreprend.
Quant aux photos, ça ne m’apporte rien de voir les têtes des candidats. Je me base uniquement sur l’expérience, le savoir-faire et le savoir-être.
L’ORGANISATION DES PRÉSÉLECTIONS DES CANDIDATS
Le tri des réponses du questionnaire
Commencez par faire un premier tri des candidatures, en reprenant votre Google Sheet avec les réponses des candidats au questionnaire.
Vous pouvez appliquer un code couleur pour vous repérer :
- Rouge, pour les candidatures refusées d’office.
- Orange, pour les hésitations.
- Bleu, pour les candidats qui vous intéressent à coup sûr.
De notre côté, on a présélectionné environ 15 candidats.
L’envoi d’emails aux candidats présélectionnés
Vous pouvez contacter individuellement, par emails, les candidats que vous avez présélectionnés pour leur proposer un entretien.
Utilisez votre autorépondeur pour envoyer un email aux candidats non retenus (d’où l’importance d’automatiser votre process de recrutement dès le début). Dans votre message, vous pouvez expliquer que vous vous mettez à la disposition des candidats s’ils veulent plus de feedback sur le pourquoi du refus.
LA MISE EN PLACE DES ENTRETIENS DANS LE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
La prise de rendez-vous pour les entretiens
Dans les emails envoyés aux candidats présélectionnés, vous pouvez ajouter un lien Calendly (calendrier en ligne), afin qu’ils puissent choisir un créneau pour l’entretien.
L’automatisation du calendrier pour fixer les rendez-vous
Encore une fois, automatisez votre process de recrutement. Quand le candidat prend rendez-vous, vous pouvez :
- Faire en sorte que Calendly l’ajoute automatiquement à votre agenda.
- Générer un lien Zoom, pour n’avoir plus qu’à vous connecter au moment de l’entretien.
La structure des entretiens
Préparez une trame pour vos entretiens :
- Présentez votre entreprise et l’équipe déjà en place.
- Parlez de vos besoins.
- Reprenez les grands éléments de la fiche de poste.
- Posez une série de questions standards : parcours professionnel, expériences, rémunération, etc.
- Posez quelques questions pour mieux connaître le candidat, en vous basant sur ses réponses, sa motivation, etc.
- Faites éventuellement, de nouveau, quelques mises en situation avec des questions concrètes liées à votre business.
- Prévoyez un moment d’échanges et de réponses aux questions du candidat.
- Enfin, expliquez la suite du parcours de recrutement, « la prochaine étape, c’est… et l’on vous contactera dans x temps ».
LA PRÉPARATION DE L’ONBOARDING
La définition de l’onboarding
L’essentiel dans un processus de recrutement, c’est d’avoir un compromis parfait entre simplicité et rapidité pour trouver les bons professionnels (appelés également « licornes » chez TheBBoost 😁).
Selon moi, un process de recrutement ne s’arrête pas quand vous trouvez votre collaborateur. Il reste une dernière étape qui est peut-être la plus importante de toutes, l’onboarding.
Ne vous contentez pas d’envoyer le contrat, les outils et les process de votre entreprise.
Prévoyez l’onboarding :
- Comment allez-vous accueillir cette nouvelle personne dans votre business ?
- Comment allez-vous former ce professionnel pour le rendre opérationnel ?
Chez TheBBoost, cette étape dure environ trois mois avec trois étapes principales : l’accueil, la formation et le process de suivi.
L’accueil du nouveau collaborateur
L’étape de l’accueil dans l’entreprise est importante. Demandez-vous :
- Comment faire pour que cette personne se sente bien ?
- Comment lui mettre à disposition toutes les informations dont elle a besoin ?
- Comment être sûr que cette personne puisse poser ses questions ou chercher des réponses ?
- Comment faire pour que votre nouveau collaborateur comprenne vite les process et l’organisation globale de votre business ?
La formation d’un nouveau membre de l’équipe
Pensez à la façon dont vous allez former cette nouvelle personne aux outils, techniques, manière de faire, organisation, système de gestion, etc.
Par exemple, quel membre de l’équipe lui donnera ces informations ?
Le process de suivi pour rendre le nouveau collaborateur opérationnel
Mettez en place un process afin de suivre la nouvelle personne qui intègre votre équipe. Demandez-vous :
- Comment est-ce que je peux m’assurer que cette personne se sente bien, que tout est clair pour elle, qu’elle sait ce qu’elle doit faire ?
- Comment est-ce que je peux changer, modifier des choses dans l’entreprise pour que mon nouveau collaborateur soit plus opérationnel ?
- Comment est-ce que je peux recueillir son feedback ?
LE PROCESS D’ONBOARDING DE THEBBOOST
L’accueil
Notre process d’accueil se déroule sur environ une semaine. C’est à ce moment-là qu’on donne :
- Les documents administratifs.
- Le contrat.
- Les accords de confidentialité.
- Un PDF de présentation de l’entreprise avec les valeurs, l’organigramme, les chiffres clés, le business model et la mission du poste en question.
- Un accès à tous les outils et plateformes nécessaires.
Durant cette période d’imprégnation, le nouveau membre de l’équipe (il s’agit pour nous du responsable 3C) va pouvoir lire les commentaires déjà reçus, les réponses déjà adressées, les emails, etc. L’idée est qu’il puisse s’imprégner un peu de la voix, de l’esprit et des process de TheBBoost.
Jusqu’ici, le nouveau collaborateur n’exerce pas de tâches opérationnelles.
Le process de formation
Le process de formation dure environ 1 mois. Cette étape permet encore à la nouvelle licorne 🦄 de s’imprégner de l’entreprise, en passant du temps avec chaque membre de l’équipe déjà en place. Chaque professionnel va pouvoir parler de sa vision, de sa manière de travailler et de sa spécialité :
- Sonia pour la formation sur les outils de gestion de projet et d’organisation.
- Chloé pour la passation d’un point de vue community management.
- Etc.
Cette technique permet au nouveau membre de l’équipe d’avoir une vision de l’entreprise, mais de différents points de vue. Je trouve ça très enrichissant.
La période de shadowing
À la fin du process de formation, le nouveau collaborateur et bras gauche (le droit étant occupé par Sonia 😄) passe une période de shadowing avec moi, à Paris.
Le shadowing est le fait d’être comme l’ombre de quelqu’un et donc d’être à côté de cette personne pour :
- Regarder ce qu’elle fait tout au long de la journée.
- Prendre des notes.
- Poser des questions, etc.
Pendant cette période, le nouveau collaborateur peut prendre la main sur certaines tâches pour finalement être complètement opérationnel.
Je pense qu’un processus d’onboarding progressif permet ensuite de travailler efficacement et sereinement.
Le process de suivi
À chaque étape de l’onboarding, chaque jour, pour chaque tâche, on demande un feedback à la personne accueillie :
- A-t-elle des questions ?
- Est-ce que tout est clair pour elle ?
- A-t-elle des remarques ?
- Peut-on faire les choses différemment pour que ce soit plus fluide et simple pour elle et pour nous ?
L’idée est aussi de pouvoir, au fur et à mesure, améliorer notre process pour les prochains recrutements.