6 conseils pour apprendre à déléguer  dans son business lorsqu'on est entrepreneur. Un article du blog www.thebboost.fr #businesstips
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Bien souvent, le besoin de déléguer se fait très vite sentir en business. Et apprendre à déléguer devient alors vite un challenge qui nous paraît bien compliqué.

On génère ses premiers milliers d’euros, le planning se remplit, on commence à bosser soirs, weekends, et tout d’un coup, sans trop comprendre pourquoi, on se retrouve submergés et à sans cesse courir après le temps, avec l’impression de ne jamais s’en sortir.

Ou alors vous avez besoin, de manière de plus en plus récurrente, de l’expertise de quelqu’un d’autre.

Le constat est le même : votre business c’est votre bébé, indéniablement. Mais au bout d’un moment votre bébé grandit, et vous ne pouvez plus vous en occuper seul. Et c’est à ce moment-là qu’il va falloir apprendre à déléguer.

Apprendre à confier une partie (plus ou moins importante) de son business à une personne extérieure. À faire confiance à quelqu’un d’autre que vous sur des tâches que vous effectuez habituellement seul. Et apprendre à faire entrer quelqu’un d’autre dans votre projet professionnel.

Et c’est souvent là qu’un véritable blocage se fait sentir chez les entrepreneurs.

Comment apprendre à lâcher prise, à faire confiance à quelqu’un d’autre, et comment apprendre à déléguer alors que nous ne sommes pas tous nés CEO avec des compétences innées en leadership et management ?

Dans cet article je vous donne 6 conseils pour apprendre à déléguer.

6 conseils qui m’ont beaucoup aidée lorsque j’ai commencé à déléguer dans mon propre business, et qui m’accompagnent encore aujourd’hui.

#1 – ACCEPTER QUE LE BESOIN DE DÉLÉGUER ARRIVE AVANT LES REVENUS POUR LE FAIRE

Il y a une chose que j’entends souvent, en tant que coach business, c’est « je n’ai pas les moyens de déléguer ».

Soyons honnêtes un instant : apprendre à déléguer vous permet de vous libérer du temps (et de l’espace mental), justement pour augmenter votre chiffre d’affaires.

Il est donc quasiment impossible d’avoir les moyens financiers de déléguer avant de commencer à le faire !

Il faut donc accepter (dans 90% des cas) de déléguer avant d’en avoir les moyens. D’accepter que pendant quelques semaines cela représente un coût pour votre business, avant d’en ressentir les bénéfices financiers.

Ne tombez pas dans le piège de votre ego qui attend la surcharge de travail, voire le burn-out avant d’accepter le fait de déléguer.

#2 – ADOPTER LA MENTALITÉ « DÉLÉGATION » DÈS LE DÉBUT

Le meilleur conseil que je ne pourrais jamais vous donner ? Vous mettre dans une mentalité « pro délégation » dès le début de votre business.

Même si déléguer n’est pas dans vos priorités dès le début, même si cela vous semble lointain (voire impossible ou facultatif), ne sous-estimez pas la vitesse à laquelle le besoin de déléguer arrive.

Adoptez dès les premiers jours de votre business un mindset, un état d’esprit dans lequel vous savez que vous allez devoir déléguer à un moment ou à un autre.

Plus concrètement cela passe par :

Bien organiser ses dossiers

Adoptez dès les débuts une organisation quasi militaire de vos dossiers, pour que n’importe quelle personne soit capable de retrouver rapidement un fichier ou un document.

Garder les choses les plus simples possible 

Les choses doivent être simples à comprendre, et simples à reproduire. En adoptant cette mentalité dès le début, vous vous simplifierez énormément la vie, mais également celle de vos futurs prestataires.

N’hésitez pas à repérer rapidement certaines tâches récurrentes pouvant être rapidement déléguées.

Travailler avec des outils adaptés dès le début 

Adoptez dès le début le réflexe de travailler avec des outils pouvant intégrer une équipe, ou au minimum quelques prestataires. De cette manière vous ne serez pas obligés de changer toutes vos habitudes et tous vos process dès que vous ferez rentrer une nouvelle personne dans votre business.

Par exemple, prendre le réflexe de travailler avec Asana comme outil de gestion de projet (ou Trello, mais personnellement je préfère Asana) et Dropbox pour le stockage des fichiers a été l’une de mes meilleures décisions. Lorsque j’ai fait appel à des prestataires, il a été très facile de leur donner accès à mes fichiers sur Dropbox et leur attribuer leurs tâches dans Asana.

#3 – ENREGISTRER SES PROCESS AU FUR ET À MESURE

Encore un conseil qui m’a sauvé la vie (et fait gagner tellement de temps !). N’hésitez pas à enregistrer vos process lorsque vous les faites. Par exemple, enregistrer votre écran avec votre voix dessus détaillant ce que vous faites lorsque vous mettez en page un article de blog, programmez des publications sur les réseaux sociaux … Ou toute autre tache que vous pourriez avoir besoin de déléguer un jour !

De cette manière au moment où vous voudrez déléguer, vous n’aurez qu’à transmettre les vidéos de vos process à votre prestataire et il aura déjà toutes les étapes et démarches prêtes ! Un gain de temps inestimable pour vous (vous ne perdrez pas de temps à lui expliquer, le former), et un risque d’erreurs de la part de votre prestataire réduit au minimum, car il n’aura qu’à suivre votre « tuto vidéo ».

Pour enregistrer mes process vidéo (écran + ma voix qui explique au fur et à mesure) j’utilise le logiciel Screenflow, mais en gratuit vous avez QuickTime Player sur Mac, et le raccourci clavier « windows + G » sous PC. 

#4 – COMMUNIQUER EST LA CLÉ POUR APPRENDRE À DÉLÉGUER

S’il y a bien une compétence à développer pour apprendre à déléguer (et à être heureux dans la vie en général tant qu’à faire) c’est bien la communication.

Apprenez à communiquer clairement pour pouvoir, le moment venu, communiquer parfaitement avec vos prestataires et les personnes auprès desquelles vous déléguerez.

Si le travail est mal fait, c’est d’abord de votre faute

En voilà une vérité qu’elle fait mal ! Et pourtant rien n’est plus vrai.

Dans le cadre d’un travail délégué à un collaborateur, si le résultat n’est pas à la hauteur de vos attentes ou s’il y a eu des erreurs c’est d’abord votre faute.

Bien souvent (mais évidemment pas tout le temps, il arrive aussi que votre prestataire travaille mal et c’est tout), un travail mal réalisé vient d’une mauvaise communication de votre part. Soit parce que vous n’avez pas été assez précis dans vos explications (d’où l’importance de filmer ses process !), soit parce que vous n’avez pas communiqué tous les éléments nécessaires, etc.

Fixer des objectifs clairs et précis

Dans la lignée de ce qu’on vient de dire, n’hésitez pas à fixer des objectifs clairs et précis à vos prestataires.

Pour déléguer efficacement, restez clairs, restez simples, restez précis dans votre communication avec vos prestataires.

Établissez des objectifs chiffrés dont l’accomplissement est facilement mesurable (avec échéances, mesures de gestion du temps, paliers stratégiques, etc.).

Et surtout ne partez jamais, jamais du principe que « non, mais c’est du bon sens » et préférez être trop détaillés plutôt que pas assez. Parce que ce qui vous paraît « évident » et du « bon sens » l’est rarement pour les autres, et c’est souvent source d’erreurs par simple manque de communication.

Faites régulièrement des retours

Faites systématiquement des retours à vos prestataires : soulignez ce qu’ils font de bien, et n’hésitez pas à rectifier les petites erreurs et les choses que vous souhaiteriez améliorer.

Pourquoi ? Tout simplement parce que si vous ne leur signalez pas les choses qui ne vous conviennent pas, ils ne pourront jamais le deviner et rectifier le tir ! Il est important de savoir motiver votre collaborateur en soulignant régulièrement ce qu’il fait de bien.

Et oui, à contrario ça peut également paraître délicat de « critiquer » le travail de son prestataire et on peut avoir tendance à vouloir éviter le conflit en se disant que « ce n’est pas bien grave ». 

Ne faites pas cette erreur, et ne laissez pas passer quelque chose qui ne vous convient pas. Sinon cela deviendra la source de frustrations et de futurs conflits, ce qui serait fort dommage.

Dites clairement (et gentiment) à votre prestataire ce qui ne vous va pas et comment vous souhaiteriez que les choses soient faites. Si vous restez cordiaux et factuels, il n’y a aucune raison que votre prestataire le prenne mal.

N’oubliez pas que vous êtes en business, pas en association caritative. Votre prestataire est là pour vous aider à faire tourner la machine et il est donc de votre responsabilité de vous assurer qu’il le fasse correctement et à prendre les décisions qui s’imposent dans le cas contraire (recadrage voir changement de prestataire au besoin).

#5 – ACCEPTER QUE TOUT NE SERA PAS PARFAIT

Alors oui, c’est un gros point que celui-ci.

Vous voulez un scoop ? Vous êtes le seul vous sur cette planète. Ce qui signifie par définition qu’il n’y en a pas d’autres comme vous, et qu’il ne sera jamais possible de vous dédoubler ou de trouver quelqu’un qui fasse les choses aussi bien que vous.

Prévoyez plusieurs semaines d’adaptation 

Faites-vous une raison immédiatement : votre prestataire n’est pas vous. Et il lui faudra plusieurs semaines pour s’adapter à vous, à votre personnalité, à votre style, à vos process.

Laissez-lui le temps de s’acclimater et de prendre ses marques. Il y aura des rectifications et des erreurs pendant ses débuts et c’est normal.

80% c’est assez

Les choses ne seront jamais parfaites (selon votre propre définition de la perfection évidemment).

J’ai un jour entendu dans un podcast à ce sujet «  80% c’est assez » et je suis assez d’accord avec ça. Si votre prestataire arrive à faire les tâches que vous lui donnez à 80% de perfection c’est largement assez, vous n’avez pas besoin de plus.

Ne perdez pas de temps avec les 20% manquants (loi de Pareto, toussa toussa).

#6 – ACCEPTER QU’IL N’EXISTE PAS D’AUTRE « VOUS » 

Une énorme erreur que font tous les entrepreneurs qui s’apprêtent à déléguer pour la première fois : penser qu’il existe leur double et qu’ils vont le trouver. Penser qu’il est possible de trouver quelqu’un qui fera les choses de la même manière qu’eux, et « aussi bien » qu’eux.

C’est totalement faux, et c’est le meilleur moyen de se planter (et de faire fuir ses prestataires).

Lâcher prise 

Il n’existe pas de deuxième « vous » sur cette planète comme on l’a dit plus haut. Apprenez à lâcher prise sur la question, à accepter les idées, les process, la manière de réfléchir de l’autre et à composer avec les « 80% c’est assez ».

Vous êtes un chef d’entreprise et votre prestataire est là pour vous aider à réduire votre charge de travail.

Ne contrôlez pas tout

Et n’oubliez pas ceci : votre prestataire est là pour vous aider à gagner du temps dans vos business, ou pour vous épauler dans une tâche que vous ne maîtrisez pas (voire même les deux !).

Si vous passez votre temps à contrôler tout ce qu’il fait et à corriger derrière lui, vous perdez tous les bénéfices de la délégation, à savoir le temps précieux et l’espace mental que vous récupérez grâce à vos prestataires.

Utilisez plutôt le temps gagné pour vous concentrer sur trouver vos prochains clients ou encore le positionnement de votre business !


Et voilà les cookies, mes 6 conseils pour apprendre à déléguer lorsqu’on commence à en ressentir le besoin ! Et croyez-moi je suis passée par toutes ces étapes, toutes ces questions, tous ces freins, et aujourd’hui encore j’apprends énormément de cette nouvelle partie de mon business. Savoir déléguer n’est pas un talent inné, mais une compétence qui s’apprend et se travaille.

Si vous avez la moindre question sur le sujet, n’hésitez pas à la poser en commentaires !

2 Comments

  1. Mon dieu que c’est difficile de déléguer… je l’ai fais une fois, c’était cool, mais pour des petites tâches futiles ! Si je devais réellement déléguer, je ne sais pas comment je ferais mdr, je m’arracherai sûrement les cheveux en me demandant si ce sera fait aussi bien que je l’aurais ^^ meuf psychorigide…

    • Haha mais justement tout le secret est là : ce ne serait JAMAIS fait exactement à ta manière (c’est pas possible), mais ça ne voudra pas dire que ça sera mal fait pour autant. 🤗

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