Aujourd’hui, on va parler d’événement en présentiel. Organiser ce type de manifestation est génial, car cela permet à des professionnels d’élargir leur réseau, de bénéficier de conférences de qualité, de déclencher des prises de conscience, de trouver de la motivation, etc. Mais encore faut-il réussir la préparation de votre événement ! Et pour ça, pas de magie, simplement quelques points à ne surtout pas négliger.
Sachez que les conseils qui suivent sont tirés de ma propre expérience liée au déroulement de la seconde édition de mon séminaire business The B Show. Vous allez donc découvrir un véritable guide concernant le choix des conférenciers, la bonne stratégie pour vendre les places aux participants, le budget à prévoir, l’organisation à mettre en place, etc. L’idée est que vous puissiez piocher parmi tous ces éléments le jour où vous voudrez préparer un événement en présentiel à votre tour.
COMMENT ORGANISER UN ÉVÉNEMENT EN PRÉSENTIEL ?
Faites appel à une agence d’événementiel
Si vous envisagez d’organiser un événement en présentiel avec plusieurs centaines de personnes, faites appel à une agence d’événementiel pour vous accompagner. Ces professionnels, dont c’est le métier, vont vous faire gagner un temps précieux et auront des idées auxquelles vous n’aviez tout simplement pas pensé.
Question budget, sachez qu’ils pourront obtenir des réductions auprès de leurs partenaires. Votre investissement sera ainsi vite rentabilisé !
À la clé de cette collaboration : une diminution de votre charge mentale en tant qu’organisateur et un événement à forte valeur ajoutée qui se déroule parfaitement 🥳.
Choisissez des conférenciers dont c’est le métier
Pour organiser un événement en présentiel, sélectionnez des conférenciers professionnels qui ont l’habitude d’emmener une foule. Eh oui, être conférencier ne s’invente pas et demande de multiples compétences.
Donc, choisissez des conférenciers experts qui proposent à la fois un contenu de qualité et un jeu de scène afin de captiver les participants. La valeur perçue de votre séminaire n’en sera que meilleure.
Désignez un chef de projet interne à votre entreprise
Je vous conseille de désigner un chef de projet au sein de votre équipe afin qu’il soit responsable des allers-retours avec l’agence d’événementiel que vous avez choisie.
De cette façon, vous n’avez qu’à valider les grosses décisions sans avoir besoin d’intervenir pour les micro-détails. Vous vous détachez ainsi, en partie, du côté opérationnel pour mettre votre focus sur l’écriture de vos introductions pour présenter les conférenciers, de vos transitions, etc.
Au sein de mon entreprise, c’est Lou qui est customer care manager, qui a joué ce rôle durant toute la préparation de notre séminaire The B Show. Elle était responsable, tous les 15 jours, de faire un point avec l’agence pour s’assurer que tout avançait correctement et de faire des retours si nécessaire.
N’oubliez pas l’ambiance et la nourriture au sein de votre programme !
Un contenu de qualité lors d’un séminaire est essentiel, mais ne passez pas à côté de l’ambiance et de la nourriture 😋. Eh oui, les participants seront ravis d’avoir un buffet de qualité et de la nourriture en quantité suffisante. Quant à l’ambiance, elle permet évidemment de favoriser les échanges !
Prévoyez une salle de repos pour les participants
Un événement en présentiel, c’est merveilleux, mais c’est aussi très énergivore et très bruyant. Alors, si vous le pouvez, prévoyez une salle de repos ou une salle de silence pour permettre aux participants qui en ont besoin de se mettre au calme durant un instant et de reprendre leur esprit pour ensuite retourner networker.
Au programme : une petite pièce, quelques fauteuils, une lumière tamisée et une interdiction de parler (un peu comme dans une bibliothèque 🤓).
Organisez une soirée thématique
Alors oui, ce conseil demande un certain budget, mais je vous garantis qu’organiser une soirée thématique à la fin de votre événement en présentiel est tout simplement incroyable (croyez-en notre vécu durant notre soirée de clôture « bal masqué » où une chenille géante de 300 entrepreneurs a fini par déambuler dans la salle 😁).
En effet, après une ou deux journées de séminaire, une soirée permet aux participants de relâcher la pression, de faire la fête tous ensemble et de connecter avec les personnes rencontrées sous un angle plus personnel.
Créez un espace Notion pour les participants
Voici un conseil qui ne vous demande qu’un petit investissement : la création d’un espace Notion pour les participants concernant l’avant, pendant et après séminaire.
Cet espace Notion peut permettre aux participants de :
- Faire quelques petits exercices pour se préparer au jour J et en profiter pleinement (ex. fixer leurs objectifs, mettre une intentionnalité dans cette journée, etc.).
- Prendre des notes durant l’événement, préparer leurs questions pour les conférenciers, faire une check-list des personnes rencontrées, etc.
- Répondre à des questions guidées à la fin du séminaire pour mettre en place leur plan d’action et garder un momentum.
Faites venir votre équipe une journée avant le séminaire
Pour être sûr que votre événement en présentiel soit une réussite, faites venir votre équipe une journée avant pour refaire le pas-à-pas de la manifestation : qui fait quoi, à quelle heure, etc. Tout le monde doit savoir exactement ce qu’il doit faire à chaque moment T pour garantir une fluidité en termes d’organisation et d’expérience client.
Alors oui, ça génère des frais (nuit d’hôtel, nourriture, etc.) et c’est un peu rébarbatif, mais ça permet à chaque membre de l’équipe de poser des questions et de réellement ajuster les derniers petits détails. Et en bonus, vous renforcez la cohésion d’équipe pour le jour J 🥰.
COMMENT VENDRE LES PLACES ?
Vous ne pouvez pas vendre les places d’un événement en présentiel de la même façon que vous vendez une formation en ligne ou un workshop. Les codes ne sont pas les mêmes (et la difficulté non plus d’ailleurs 😅).
Si vous souhaitez vendre une grande quantité de places pour un séminaire (400, 500, voire plus) vous pouvez :
- Commencer les ventes au moins 6 mois avant l’événement.
- Ouvrir et fermer régulièrement les ventes pour déclencher l’effet FOMO (fear of missing out c’est-à-dire l’anxiété d’éventuellement manquer un événement important).
- Proposer des places VIP.
- Réserver les premières ventes en avant-première, à un tarif préférentiel, à certains de vos clients.
- Augmenter le tarif par palier, avec un dernier pic juste avant la fermeture des ventes.
- Organiser un concours pour vendre vos places grâce aux clients déjà inscrits. J’ai par exemple proposé aux premiers participants inscrits de partager l’événement en story avec à la clé un tirage au sort pour une heure de coaching offerte.
- Mettre en place une bonne stratégie de communication → emailing, réseaux sociaux (Instagram, TikTok, etc.), etc.
À titre indicatif, sachez que les tarifs de vente des places du séminaire The B Show étaient de :
- 397 € durant quelques jours, en avant première, pour nos clients ayant achetés mon programme signature pour booster son business la BSB Académie.
- Puis 447 €.
- Et enfin 497 € après un mois d’ouverture du panier.
QUEL EST LE BUDGET D’UN ÉVÉNEMENT AVEC UN GRAND NOMBRE DE PARTICIPANTS ?
Évidemment, le budget concernant l’organisation d’un événement en présentiel dépend de beaucoup de facteurs. Il n’est donc pas possible de vous donner des chiffres exacts. Cependant, voici une indication importante : vous allez forcément être perdant, financièrement parlant.
Eh oui, il est très compliqué d’organiser un événement de qualité avec une expérience client irréprochable et d’être rentable. C’est même quasiment impossible ! À minima, vous pouvez espérer être sur une opération flat, c’est-à-dire de zéro.
La seule manière d’être rentable est de proposer une offre commerciale aux participants à la fin du séminaire : lancement d’un nouveau produit, réduction, etc. Ainsi, vous récupérez des bénéfices qui peuvent couvrir vos dépenses liées à l’événement.
Et si, comme moi, vous ne souhaitez pas proposer d’offre commerciale (je souhaitais annoncer mon rachat d’une entreprise à la fin du séminaire 🤩), alors travaillez votre rapport à l’argent, car vous allez devoir prévoir obligatoirement un trou dans votre trésorerie.
Cette année chez TheBBoost, il s’est élevé à 70 000 euros de perte et c’est une réussite, car c’était le chiffre noté dans notre prévisionnel ! On ne souhaitait pas réduire l’expérience client ni vendre des places à un tarif trop élevé (qui aurait été à 620 € au lieu de 447 € pour être rentable). Nous avons donc vendu pour 110 000 € TTC de places et avons dépensé 185 000 € pour organiser notre événement en présentiel.
À QUOI PEUT RESSEMBLER UN ÉVÉNEMENT EN PRÉSENTIEL ?
Pour vous donner un exemple de ce à quoi peut ressembler un événement en présentiel, voici un petit récapitulatif du programme du séminaire The B Show :
- Deux journées en présentiel (vendredi et samedi).
- Trois conférences chaque jour, dont deux le matin et une l’après-midi.
- Une grande activité de networking chaque après-midi.
- Un petit déjeuner chaque matin avec des pauses café.
- Un buffet traiteur chaque midi.
- Une grande soirée de clôture le samedi soir 🎉.
COMMENT AVOIR UN BON MINDSET POUR ANIMER UN SÉMINAIRE ?
Évidemment, vous vous en doutez, organiser un événement en présentiel, c’est aussi faire face à des bugs, des problèmes de dernières minutes et donc de savoir les gérer le plus sereinement possible (comme l’arrivée d’une tempête avec des rafales à 100 km/h la veille de notre séminaire 😰).
D’ailleurs, si vous voulez découvrir les coulisses de la seconde édition de mon séminaire The B Show, allez écouter l’épisode 248 du podcast J’Peux pas J’ai Business. Vous verrez ce qui a fonctionné, mais aussi ce qui a moins fonctionné !
Donc, pour faire face à d’éventuels problèmes et également être au meilleur de votre forme, prenez soin de vous avant et pendant votre séminaire :
- Quelques jours avant → Dormez suffisamment, évitez toutes sortes d’excitants (alcool, café, etc.), mangez de façon équilibrée, etc.
- Durant le séminaire → Briefez les membres de votre équipe afin de ne pas être mis au courant de ce qu’il se passe en coulisse (ex. petits couacs logistiques). Ainsi, vous réduisez votre charge mentale pendant cet événement et vous pouvez être à 100 % focus sur vos interventions, vos présentations des conférenciers, les échanges avec les participants, etc.