29 astuces d'organisation spéciales travail à la maison ! Venez découvrir 29 astuces et conseils d'organisation pour rester efficace et productive même quand on travaille à domicile. Un article du blog TheBBoost.

Hello les copains ! Cet article m’a été BEAUCOUP demandé et démarre la grande thématique du moment chez TheBBoost : travail à la maison et organisation ! Et oui, c’est aussi le sujet de ma prochaine formation, restez à l’affût ça va déménager vous n’avez même pas idée !

Et on commence en trombe ! Dans cet article, je vais vous donner mes 29 meilleures astuces d’organisation, que j’utilise personnellement au quotidien et qui sauvent littéralement mes journées.

Ça fait bientôt 5 ans que je travaille à la maison, et 27 ans que je suis passionnée d’organisation (sans rire quand j’étais petite j’adorais passer des heures à ranger ma chambre !).

Alors comptez sur moi pour vous révéler mes petites pépites, et commencer dès aujourd’hui à mieux vous organiser, tout en préservant à la fois votre vie personnelle et vie professionnelle !

LES AVANTAGES & LES INCONVÉNIENTS DU TRAVAIL À LA MAISON

Mais avant de commencer (oui je sais, je suis horrible de vous faire languir comme ça), petit tour d’horizon des avantages et inconvénients du travail à la maison.

Comme ont le dit souvent la liberté des indépendants qui travaillent à domicile est à la fois la meilleure et la pire chose qui soit !

Petite explication :

Les avantages du travail à la maison sont nombreux :

  • Possibilité de gérer son emploi du temps comme on l’entend.
  • On fait absolument (enfin presque) ce qu’on veut : travailler en pyjama, boire 5 litres de thé, écouter la musique de notre choix … Avouez que y’a pire !
  • Il est souvent plus facile de se concentrer chez soi qu’en open-space, car le cadre y est beaucoup plus calme et silencieux.
  • Et on a toujours la possibilité d’aller en coworking ou dans un café si la solitude nous pèse trop.
  • On peut souvent se permettre de travailler de n’importe où (vive les voyages).
  • Le travail à la maison est souvent une solution rentable (pas de bureau à louer ni rien).
  • Tout en étant une solution adaptée à la vie de famille.
  • Et enfin pour finir la cerise sur la gâteau : on gagne souvent un temps précieux en économisant sur les trajets voiture/transports en commun !

Les inconvénients :

Cependant il y a tout de même des inconvénients (on ne va pas se mentir) au travail à la maison. Et comme je le disais dans l’introduction, c’est surtout cette fameuse liberté qui est bien souvent à double tranchant.

  • Il est souvent très compliqué de bien séparer vie personnelle et vie professionnelle (coucou je réponds à un mail client à 22h).
  • Se mettre au travail lorsqu’on est pas motivé peut être EXTRÊMEMENT difficile !
  • De nombreuses distractions et tentations sont là autour de nous (je pense que les fondateurs de Netflix ont monté un véritable complot contre les entrepreneurs en vrai).

Vous l’aurez compris, l’organisation quand on travaille à la maison c’est tout un art ! Un art délicat et subtile (ou pas) constitué de petits systèmes et petites astuces mis bout à bout.

Et je vous en dévoile quelques-uns juste maintenant.

TRAVAIL À LA MAISON : 29 ASTUCES POUR S’ORGANISER

Allez, c’est parti !

1. Tenir compte de sa personnalité

Déjà, avant toute chose, il faut tenir compte de votre personnalité et de votre rythme de travail.

Personne n’a les mêmes objectifs, la même situation, les mêmes heures de productivité ! Aussi je vous invite à prendre quelques minutes et à vous poser sincèrement les questions suivantes :

  • Combien d’heures souhaitez-vous travailler par semaine ?
  • Et combien souhaitez-vous dédier à votre vie familiale/sociale/privée ?
  • Pour vous le travail à la maison est-il un vrai choix ?
  • Comment aimez-vous travailler ? Dans quelles conditions ?
  • Votre travail est-il plutôt administratif ou créatif ?
  • S’il est créatif, quels sont les moments où vous vous sentez le plus inspirés ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions, elles vous donneront des éléments de réponse précieux qui vous aideront à mieux appréhender les points suivants.

2. Une seule chose à la fois

Sérieusement, faites une seule chose à la fois.

Plus le temps passe, plus je suis convaincue que le multi-tasking n’en est pas vraiment. En fait quand on y réfléchit bien, on ne fait jamais plusieurs choses à la fois. On se contente juste de sauter d’une tâche à l’autre à la vitesse de l’éclair !

Et franchement c’est une très très mauvaise habitude qu’on donne à notre cerveau, car il perd peu à peu sa capacité à se concentrer à 100% sur une seule tâche pendant une durée qui dépasse les 30 secondes, et c’est vraiment dommage !

Alors arrêtons ce cercle infernal ! Retour à la vraie productivité en entraînant son cerveau à se concentrer sur une seule tâche à la fois.

3. S’imposer des horaires de travail & de pause

Et j’insiste sur le terme « s’imposer » parce oui, c’est désagréable mais tellement nécessaire !

Imposez-vous un horaire de début de journée de travail, un horaire de fin et au moins une pause déjeuner (pour arrêter les pause dej rapides à 15h30 parce qu’on a pas vu le temps filer).

4. Bien définir son lieu de travail

Il est super important pour vous d’avoir un lieu de travail bien défini, que ce soit une pièce dans votre maison, ou juste un bureau dans le salon.

Vous pouvez bien sûr ensuite faire le choix de travailler un moment dans le canapé ou sur la table de la cuisine, mais il est primordial pour vous d’avoir un véritable espace délimité. Cet espace est essentiel, c’est votre « ancre », le symbole de votre métier dans la maison.

[ À lire aussi : Décorer son bureau booster son business ]

5. Planifier ses journées à l’avance

Je sais que ça paraît militaire et un peu extrême, mais ne sous-estimez pas la puissance d’une journée planifiée à l’avance dans le cadre du travail à la maison.

C’est comme préparer ses vêtements la veille : un gain de temps considérable le lendemain, car vous ne passez pas plus une heure à hésiter sur comment vous allez vous habiller/remplir votre journée.

De plus ça vous permet de tenir le cap avec vos objectifs et de continuer à enchaîner les petits pas qui vous en rapprochent.

6. Tout noter

Si je devais résumer ma propre organisation concernant mon travail à la maison, elle tiendrait en 2 grands axes :

  • planifier ses journées à l’avance
  • et absolument tout noter

Encore une fois ça peut paraître étrange, mais noter absolument tout (du prochain rdv chez le dentiste à la citation que vous avez adoré dans un magazine, en passant par la liste de courses) vous libère le cerveau de manière spectaculaire.

Non seulement ça vous permet de ne jamais rien oublier, mais en plus vous gagnez une réelle sérénité d’esprit car votre cerveau comprend inconsciemment qu’il n’a plus à se rappeler de telle ou telle chose, puisqu’elle est consignée en lieu sûr.

7. Travail à la maison & cloud

Travailler en cloud (en dématerialisé) c’est une de mes dernières trouvailles et j’en suis TELLEMENT contente.

Les avantages sont nombreux :

  • Tous vos appareils (ordi, tablette, téléphone) se synchronisent en temps réel et vous pouvez switcher de l’un à l’autre sans soucis.
  • Vous avec beaucoup moins de risques de tout perdre si un disque dur tombe en panne (ou si votre téléphone tombe dans les toilettes …).
  • Vous pouvez alors acheter des appareils avec peu de mémoire interne (et ils vous reviennent alors moins cher).

Voici quelques outils gratuits qui vous permettent de travailler en Cloud :

  • Google Drive
  • Dropbox
  • Evernote
  • iCloud

Personnellement j’ai un abonnement business chez Dropbox (pour 2 To) et leur fonctionnalité « SmartSync » est juste une tuerie intersidérale !

8. Ne relever ses mails que 2 à 3 fois par jour (max)

2 à 3 fois par jour GRAND MAXIMUM ! Et en dehors de ça on coupe tout.

Planifiez-vous des plages horaires spécifiques au traitement de vos mails. Vous serez beaucoup plus efficaces de cette manière, plutôt qu’en répondant au coup par coup.

Et pas de panique : les gens peuvent attendre 3h une réponse à leur mail. Et si c’est vraiment urgent, ils vous appelleront.

9. Couper les réseaux sociaux

Soyons honnête : on le sait tous, ici, qu’il faut couper ses réseaux sociaux pendant ses heures de travail pour être encore plus concentrés. Mais qu’est ce que c’est dur !

Cependant ne sous-estimez pas la puissance de ce petit geste : votre productivité peut facilement être multipliée par 2 ou 3 simplement en coupant les réseaux sociaux et en laissant votre téléphone dans la pièce d’à côté.

10. Travailler sur sa productivité

Vous saviez qu’il existe de vraies méthodes de productivité qui sont super efficaces ? La plus connue d’entre elles : le technique Pomodoro que vous connaissez sûrement déjà.

Pour ceux que ça intéresse, il y a déjà un article de blog à ce sujet :

[ À lire aussi : 7 lois de la productivité (pour être toujours efficace) ]

11. Toujours chercher à mieux optimiser son temps

Optimiser son temps c’est se poser la question suivante : quelles tâchent me prennent du temps ET ne me permettent pas d’avancer sur mes projets/mes envies ? Comment puis-je optimiser ce temps-là ?

Idées en vrac : écouter un podcast pendant le ménage ou la vaisselle, répondre aux messages sur les réseaux sociaux dans les transports en commun, lire dans la salle d’attente …

12. Utiliser la méthode Pomodoro

Bon, même si j’y ai déjà fait allusion un peu plus haut, cette méthode méritait son encart à elle seule.

La méthode Pomodoro est super efficace pour vous faire avancer sur un projet (et tout spécialement sur un projet devant lequel vous rechignez un peu).

Le principe c’est de découper ses plages de travail de la manière suivante :

  • 25 minutes de travail (alarme à l’appui, on ne fait pas dans l’à-peu-près !)
  • 5 minutes de pause
  • 25 minutes de travail
  • 5 minutes de pause
  • etc.
  • et toutes les 2 heures on prend une pause un peu plus longue (15-20min)

Simple, et efficace.

13. Noter tous ses mots de passe dans un seul endroit

Je sais pas comment ça se passe de votre côté, mais personnellement pour gérer toutes mes activités je me retrouve avec littéralement des centaines de comptes et de mots de passe de partout, et surtout le besoin de les retrouver rapidement plusieurs fois par jour.

Et c’est quelque chose qui peut vous faire perdre des dizaines de minutes chaque jour (littéralement) si vous n’êtes pas bien organisés à ce niveau-là.

Alors je vous encourage vivement à noter une bonne fois pour toute vos mots de passe quelque part, et de garder ce « quelque part » à portée de main en tout moment.

14. Avoir un seul agenda, un seul calendrier où vous notez tout

Dans le même esprit que précédemment, avoir UN SEUL agenda (papier ou numérique) dans lequel vous notez tout est beaucoup plus pratique et efficace.

Imaginez d’avoir à la fois un agenda perso, un pro, un pour les rdv de la famille … Impossible de recouper tout cela facilement et c’est la porte ouverte aux erreurs de planning.

Alors que si vous n’avez qu’un seul agenda avec absolument tout dedans, vous voyez en un seul coup d’oeil ce qui est prévu pour la journée, si vous êtes disponible ou non sur telle plage horaire, etc.

15. Mettre en place une « no-screen room »

La « no-screen room » c’est le principe d’avoir une chambre où les écrans (et plus particulièrement le téléphone) ne passent pas le seuil de la porte.

Le principe est simple : arrêter de s’endormir devant un écran et de sauter sur son téléphone à peine le réveil éteint.

Offrez-vous un vieux réveil bidon à 10€ chez Darty, et laissez le téléphone dans le salon. Si possible enlevez également la télé et les ordinateurs de la chambre (mais déjà rien que le téléphone c’est génial).

Votre sommeil vous en remerciera, vous pouvez me croire.

[ À lire aussi : No screen room : plus d’écrans dans la chambre]

16. Tester plusieurs systèmes d’organisation

Il ne faut pas avoir peur de tester plusieurs systèmes d’organisation, de les mixer jusqu’à trouver celui qui fonctionne vraiment bien pour vous.

Piquez des techniques à droite à gauche, inspirez-vous de ce qui vous parle et surtout rappelez-vous : ce qui marche pour le voisin ne marchera peut être pas pour vous (et vice-versa) alors n’hésitez pas à faire votre popote !

17. Tester le minimalisme

Vous voulez un scoop ? Il est beaucoup plus facile de rester organisés lorsque nous ne sommes est pas encombrés. Un espace rangé et aéré, ça soulage à la fois physiquement et psychologiquement.

Alors rangez soigneusement votre espace de travail, et n’hésitez pas à lancer de grandes opérations de tri de temps en temps !

18. Scanner tous ses documents

Toujours dans une idée de mieux s’organiser et surtout de se libérer l’esprit : on scanne tout et on le met sur le cloud.

De cette manière on a accès à l’ensemble de nos documents n’importe quand et depuis n’importe où, et on ne s’embarrasse plus de papiers inutiles. En réalité le nombre de documents que l’on doit obligatoirement garder sous forme papier tient dans une chemise en carton.

19. S’autoriser de vraies pauses

Entendez par là : s’autoriser à sortir de chez soi, aller se balader, voir des amis.

Les pauses sont obligatoires pour l’organisation et la productivité, alors ne vous en privez pas !

20. Garder de la place pour les imprévus

Lorsque vous planifiez votre semaine, n’oubliez pas de garder de la place, des petites plages horaires pour anticiper les éventuels imprévus.

Ça vous permettra de pouvoir déplacer des tâches ou des rendez-vous sans problèmes, et de ne pas paniquer en cas de soucis de dernière minute.

21. Se mettre des rappels

Et si je vous disais que l’alarme de votre téléphone/calendrier va vite devenir votre meilleure amie ?

Mettez-vous des rappels pour tout !

Annuler l’abonnement Netflix avant d’être facturé à la fin de la période d’essai, rdv chez le dentiste … Mettez-vous un rappel pour toutes ces petites choses et vous verrez à quel point cela libère l’esprit.

22. Appliquer la règle des 2 minutes

La règle des 2 minutes vient de la fameuse méthode GTD (Get Things Done).

Le principe est simple : si quelque chose vous prend moins de 2 minutes à faire, faites-le immédiatement. Dans le cas contraire, notez-le pour ne pas l’oublier.

23. Gagnez du temps dans vos mails en anticipant les réponses

Cette habitude est très simple, et a à elle seule a le pouvoir de vous faire gagner 10 à 20 minutes chaque jour.

Le but est d’anticiper les réponses possibles de votre interlocuteur, pour réduire au maximum les échanges.

Exemple – Cas de figure 1 (le plus courant) :

  1. Votre contact : « Hello, t’es disponible pour un café bientôt ? « 
  2. Vous : « Hello, oui bien sûr, quand?  »
  3. Lui « Je sais pas t’es dispo quand ? »
  4. Vous : « Demain après-midi ? »
  5. Lui : « Ok parfait, quelle heure ? »
  6. Vous : « 16h ? »
  7. Lui : « Plutôt 17h si ça te dérange pas ? J’ai une réunion juste avant »
  8. Vous « Ok pas de soucis, à demain ! »

Résultats des courses : 8 mails échangés.

Exemple – Cas de figure 2 (en anticipant les réponses) :

  1. Votre contact : « Hello, t’es disponible pour un café bientôt ? « 
  2. Vous : « Hello, oui bien sûr, demain 16h ça te va ? Sinon je te laisse me dire quand c’est le meilleur moment pour toi. Je suis disponible demain à partir de 16h et jusqu’à 20h. Sinon lundi entre 13h et 15h. »
  3. Lui « Ok pour demain mais j’ai une réunion, du coup plutôt 17h si ça te va »
  4. Vous : « Parfait à demain ! »

Bilan : Seulement 4 mails échangés. 10 minutes de gagnées.

Alors convaincus ? (ps : ça marche aussi avec les sms et tous types de messages !)

24. Ranger un objet immédiatement après l’avoir utilisé

Dès que vous sortez quelque chose pour l’utiliser, prenez l’habitude de le ranger ensuite immédiatement à sa place.

Super utile pour garder une maison toujours (à peu près) rangée, et ne pas perdre d’affaire ! Dans la même lignée, faire la vaisselle systématiquement après chaque repas .

25. S’aérer les yeux une fois par heure (minimum)

Si vous travaillez derrière un écran toute la journée, faites l’effort de vous lever au moins une fois par heure pour vous étirer, aller boire un verre d’eau, mais surtout regarder par la fenêtre.

Cela vous permet de « respirer » un coup, de vous aérer les yeux (ils vous remercieront dans quelques années), de revenir avec un regard « neuf » sur votre projet en cours (et souvent ça change beaucoup de choses).

26. Se fixer 3 tâches par jour. Maximum.

Adeptes des todo à rallonge ? Désolée mais vous allez être déçus !

Fixez-vous 3 tâches importantes à faire par jour (sortir le chien ou faire la vaisselle ne comptent pas comme des tâches importantes par exemple). Pas une de plus.

Déjà parce que c’est difficile d’en faire plus. Mais surtout vous sortez ainsi de ce cercle vicieux des to-do lists interminables et du découragement (sans compter l’autoflagellation qui va avec) à la fin de la journée, lorsque vous vous apercevez que vous n’avez pas tout terminé.

Si vous vous fixez 3 choses à faire et que vous les faites, un sentiment de gratitude et d’efficacité viendra remplacer le reste.

27. Rester attentif à ses réactions

Restez attentifs aux réactions de votre corps, de votre cerveau.

Si à un moment une tâche vous prend trop de temps, d’énergie et qu’elle ne vous procure aucun plaisir, c’est le moment de déléguer ou de trouver une solution pour ne plus s’en occuper !

Cela vous éviter de trop procrastiner et vous prendre la tête.

28. Faire passer ses objectifs avant tout le reste

Ok, soyons honnêtes un instant.

Plus de 70% de votre temps de travail doit être consacré à accomplir de petites actions, ou des tâches qui vous emmènent vers votre « big dream », votre ambition ultime (travailler pour vos clients rentre évidemment dans ces 70%).

Faites bien attention à ne pas vous faire emporter par le tourbillon de la routine, du quotidien, des choses auxquelles on dit oui (par peur de dire non) … C’est le meilleur moyen de se perdre !

Si vous ne faites pas passer votre business et vos rêves avant tout le reste, personne ne le fera à votre place. Et oui, vos clients (et vos proches) essaieront toujours d’en profiter plus ! À vous de rester fermes.

C’est même le sujet d’un des derniers podcasts :

[ À écouter : Le pouvoir de dire Non ]

29. Être intraitable sur ses horaires de travail

Dernier point de cette longue liste. Soyez intraitables sur vos horaires de travail (que ce soit vis à vis de vous-même, ou avec votre entourage).

Expliquez à vos proches que lorsque vous bossez, vous bossez. Vous n’êtes pas disponibles pour rendre des services ou aller boire un café à toute heure même dans le cas d’un travail à la maison ! Ce n’est pas parce que vous êtes chez vous que vous pouvez être sollicités pour un oui ou pour un non.

Et à l’inverse soyez intraitables avec vous-même : si à 18h vous devez arrêter de travailler, alors arrêtez à 18h TAPANTES. Il n’y a pas de « encore 10 min » qui tienne !

Vous verrez que vos proches respecteront beaucoup plus vos horaires de travail, si ils voient que vous respectez aussi les heures d’arrêt !


Et voilà les amis, sachez que cet article ne fait que SURVOLER l’ensemble des sujets qu’on aborde dans la formation sur l’organisation.

Dans cette formation non seulement je vous livre l’ensemble de mes techniques les plus redoutables, mais également le système pas à pas pour créer l’emploi du temps parfaitement adapté à vous, votre personnalité et votre situation (familiale et professionnelle).

Alors qui ici a des astuces organisation spéciales travail à la maison qui cartonnent ? Je suis curieuse !

5 Comments

  1. Merci pour tous ces bons conseils! C’est vrai que même si travailler à la maison est un pur bonheur pour certains (dont pour moi), il y a aussi quelques inconvénients qu’il n’est pas toujours facile de surmonter.
    Cet article tombe à pic pour moi qui suis encore en recherche de ma bonne organisation 🙂
    Je pense qu’une des choses les plus importantes est vraiment de s’écouter, de respecter ses besoins et ses périodes de productivité et de besoin de repos.

    • Hello Juliette, merci pour ton commentaire 🥰
      Je suis complètement d’accord avec toi sur la question de savoir s’écouter. J’espère que cet article t’aura donné de nouvelles idées ! 🙂

    • Hello Guillaume ! Tu m’as l’air d’être quelqu’un de super organisé alors je ne suis pas surprise du tout 😎

  2. Franchement, j’ai aucune recette miracle. Les deux seules choses que je fais chaque semaine, c’est justement planifier ma semaine sur mon grand tableau blanc pour y voir plus clair et savoir quoi faire et quand ! Ça me permet de ne pas commencer 5 tâches en même temps, et ça me rend beaucoup plus productive ✌🏻

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